Dalla richiesta del cliente all'ordine
Caricare una foto o un file da email e WhatsApp
Salva sul computer la foto o il file ricevuto. In Xatumia apri Ordini: trascina il file nel riquadro tratteggiato in alto oppure premi Aggiungi file. Xatumia legge il file che carichi, non la conversazione WhatsApp o la tua casella di posta. Per caricare un messaggio intero, leggi la guida alle email salvate.
Più foto non significano automaticamente un ordine unico. Dopo averle selezionate con Ordini → Aggiungi file, se compare la scelta Stesso ordine puoi usarla per far leggere insieme le foto della stessa richiesta. Controlla i formati e il numero di foto indicati nella finestra. Con Ordini separati, o quando questa scelta non è disponibile, i file seguono caricamenti separati.
In alternativa, per fronte e retro della stessa richiesta puoi preparare un unico PDF prima di caricarlo: verifica che tutte le pagine siano leggibili. I PDF con immagini devono restare entro 40 pagine per file. Conserva le foto originali. Se l'ordine esiste già, puoi invece allegarvi altri file e completare tu le righe.
Scegliere il cliente quando la foto non lo indica
Apri l'ordine e vai ai Dati dell'ordine. Nel campo Cliente usa Cerca un cliente e scegli il nome dall'elenco in base alla conversazione o alla richiesta ricevuta. Se c'è già una proposta da correggere, la voce è Cerca un altro cliente.
La scelta vale per quell'ordine. Se hai creato ordini separati, controlla il cliente in ognuno; i file che alleghi allo stesso ordine mantengono invece il cliente scelto lì. Se cambi cliente, ricontrolla gli articoli proposti e i prezzi prima di approvare. Se non sai per chi è la richiesta, chiedi conferma: non scegliere un cliente soltanto per proseguire.
Creare un ordine manuale senza file
- Apri Ordini e premi Nuovo ordine manuale.
- Cerca e scegli il cliente. Con Aggiungi una riga inserisci gli articoli del catalogo e le quantità richieste. Se non trovi un articolo, puoi annotare la richiesta nello stesso ordine.
- Controlla riferimento, data, consegna, unità e prezzi. Attendi la conferma dei salvataggi: le righe salvate restano in Da controllare e puoi riprenderle con Continua.
- Prima di approvare, verifica che la richiesta sia completa. L'approvazione prepara i file previsti dal formato configurato; se usi un collegamento diretto attivo, avvia l'invio al gestionale.
Non serve creare un PDF fittizio: inserisci tu i dati. Le righe inserite a mano non aumentano la stima del tempo di trascrizione risparmiato. L'ordine viene conteggiato nel piano all'approvazione, secondo il numero di righe.
Se il cliente invia una foto o un PDF in seguito, puoi conservarlo nello stesso ordine manuale.
Annotare una richiesta quando non trovi l'articolo
Puoi aggiungere righe a un ordine Da controllare. Se la lettura è in corso, attendine l'esito. Se l'ordine è già approvato, usa prima Riapri l'ordine: i file precedenti vengono ritirati; le copie già importate o inviate al gestionale non si aggiornano automaticamente.
- Nell'ordine aperto premi Aggiungi una riga, poi Non trovo l’articolo. Si apre Richiesta da completare.
- Descrivi ciò che il cliente ha chiesto. Quantità e unità sono facoltative in questa fase: lasciale vuote se non le conosci. Premi Salva la richiesta e attendi la conferma del salvataggio.
- La richiesta resta come riga Da completare nello stesso ordine. Puoi lasciare l'ordine in Da controllare e riprenderlo quando hai chiarito i dati o aggiornato il catalogo.
Quando hai individuato l'articolo, apri la riga e usa Scegli un articolo dal catalogo, poi premi Scegli sul risultato corretto. Completa quantità, unità e prezzo da usare nel file e premi Conferma: scegliere l'articolo da solo non conferma la riga. La richiesta iniziale resta visibile per il confronto.
Se la richiesta non deve far parte di questo ordine, premi Escludi: la riga resta visibile come esclusa e non va nel file. Prima di approvare, completa e conferma le richieste ancora necessarie oppure escludi quelle che non servono.
Completare una lettura parziale o una richiesta arrivata in più momenti
Confronta tutte le righe con la richiesta del cliente, anche quelle senza segnalazioni. Se manca una riga, puoi aggiungere a mano l'articolo del catalogo e i dati verificati. Se il documento risulta Con un problema, usa Compila a mano quando il comando è disponibile: le eventuali righe già lette restano nell'ordine.
Se non riesci a leggere una quantità o la foto è tagliata, chiedi una foto migliore o una conferma. Se l'articolo non è nel catalogo, puoi annotare la richiesta nello stesso ordine. Chi ha il permesso di cambiare le impostazioni può anche aggiungere un singolo articolo. Se la riga è già presente, completa quella senza aggiungerne un doppione. Non approvare finché non hai gestito tutta la richiesta e non usare il codice di un altro articolo per andare avanti.
Per una foto arrivata dopo, apri l'ordine corretto e usa File di questo ordine → Allega una foto o un PDF, come spiegato qui sotto. Il file resta nell'ordine, ma devi completare o verificare tu le righe. Il comando Aggiungi file nella schermata Ordini avvia invece una lettura separata.
Se avevi già approvato, usa prima Riapri l'ordine e, dopo le correzioni, approva di nuovo. Il programma installato sposta le copie salvate da quel computer nella sottocartella ritirati: controlla gli eventuali avvisi e non importare i file ritirati. Il browser non può spostare le copie che hai scaricato: devi eliminarle tu. Le copie spostate altrove e gli ordini già importati o inviati al gestionale vanno gestiti separatamente. Come ottenere una nuova copia o correggere un ordine approvato.
Lasciare l’ordine in attesa del cliente
Se manca un chiarimento, nell’ordine Da controllare scegli Altro → Metti in attesa del cliente…. Scrivi il Motivo interno e premi Metti in attesa. Chi riapre l’ordine vede il motivo, il nome di chi lo ha impostato e la data. Il motivo non entra nelle note commerciali, nei file per il gestionale o nelle copie PDF e testo.
Ritrovi l’ordine nel filtro In attesa del cliente. Puoi ancora modificare le righe e usare Modifica motivo, ma l’attesa non si chiude automaticamente. Quando puoi proseguire, premi Riprendi il controllo e conferma: questa azione non modifica le righe e non approva l’ordine. Finché l’attesa è attiva non puoi approvare; Comincia e Prossimo saltano questi ordini.
Se la conferma del salvataggio non arriva, usa Rileggi l’ordine per controllare lo stato registrato. Serve il collegamento: una copia offline non conferma l’esito.
Condividere una bozza prima di approvare
Su un ordine Da controllare scegli Altro → Bozza da verificare. Attendi i salvataggi in corso. Se ci sono modifiche non salvate, scegli Salva e continua oppure torna all’ordine per controllarle. La bozza distingue i dati mancanti dai dati da verificare, compresi cliente o articoli soltanto proposti.
Usa Salva PDF, Salva testo (.txt) o Copia testo completo. Le copie sono marcate Bozza da verificare. I prezzi sono inclusi, gli importi sono sempre provvisori e la somma è parziale se alcune righe non sono calcolabili. Le righe escluse sono separate e non entrano nella somma. Le note partono escluse: se attivi Includi le note nella bozza, controllale nell’anteprima. Il motivo interno dell’attesa resta sempre escluso.
La bozza usa i dati salvati in quel momento e riporta la data di generazione. Non approva, non invia e non conteggia l’ordine nel piano; non è un documento fiscale né un file da importare nel gestionale. Sei tu a decidere se e a chi inoltrarla. Le copie già salvate o inoltrate non si aggiornano dopo una modifica. Serve la connessione; il recupero dei file per il gestionale per 90 giorni non si riferisce a queste copie.
Salvare un riepilogo in PDF o copiarlo come testo
Apri un ordine già approvato e scegli Altro → Riepilogo ordine. Il comando è disponibile anche se il file per il gestionale non è stato preparato. Puoi usare Salva PDF, Salva testo (.txt) oppure Copia testo completo. I prezzi sono inclusi; le righe escluse dal file per il gestionale sono elencate a parte.
L'opzione Includi le note nel riepilogo parte disattivata. Se la attivi, leggi l'anteprima e usa Mostra tutte le note prima di salvare o copiare. Il riepilogo riporta i dati presenti in quel momento e la data di generazione: non ricostruisce una versione storica dell'ordine. Le copie che hai già salvato o inoltrato non si aggiornano quando correggi l'ordine.
Serve la connessione. Se i dati sono cambiati, ricarica l'ordine prima di preparare una nuova copia. Sei tu a scegliere se e a chi inoltrarla: Xatumia non la invia e non conteggia un altro ordine. Il riepilogo non ha valore fiscale e non sostituisce il CSV o gli altri file per il gestionale. Viene generato su richiesta, senza un archivio delle copie precedenti; i 90 giorni di recupero dei file per il gestionale non si riferiscono al riepilogo.
Aggiungere una foto o un PDF allo stesso ordine
- Salva sul computer il file ricevuto. Apri l'ordine corretto e verifica il cliente. Se l'ordine è già approvato, usa prima Riapri l'ordine.
- Apri File di questo ordine, premi Allega una foto o un PDF e scegli un solo file JPG/JPEG, PNG, WebP o PDF. Conferma con Allega il file.
- Il file resta Da controllare. Questo caricamento non avvia la lettura automatica: apri il file e completa o verifica tu le righe. Se la richiesta è già presente, controllala senza inserire doppioni.
- Premi Ho controllato questo file. Indica se hai riportato la richiesta nelle righe, se era già presente oppure se hai allegato il file per errore. Per le prime due risposte seleziona le righe corrispondenti. La nota è obbligatoria se sono tutte escluse o se il file non riguarda l'ordine.
- Conferma di aver controllato tutto il file e premi Registra il controllo. Attendi lo stato Controllato.
Aprire o scaricare il file non lo segna come controllato. Finché ci sono file Da controllare non puoi approvare l'ordine; anche le righe devono essere complete e confermate, oppure escluse consapevolmente. Se la foto è illeggibile ma serve alla richiesta, chiedine una migliore: non dichiararla controllata soltanto per proseguire.
Sostituire una foto e correggere un controllo
Allega prima la foto corretta allo stesso ordine. Sul file precedente premi Sostituisci questo file, scegli quello che lo sostituisce e indica il motivo. Premi Registra la sostituzione. Controlla lo stato del file scelto: se è Da controllare, verifica le righe collegate e registra il controllo prima di approvare.
Il vecchio file non viene cancellato dalla sostituzione: resta consultabile fino alla sua scadenza. Se hai indicato una sostituzione o un controllo per errore, usa Riporta da controllare. Il file torna da gestire e blocca l'approvazione. Gli altri file rimangono nell'ordine: verificane gli stati, perché può essere necessario ripetere il controllo.
Se hai allegato un file che non riguarda questo ordine, puoi indicare Ho allegato questo file per errore nel controllo e spiegare il motivo. Questa scelta non serve a evitare una richiesta necessaria ma illeggibile.
Scadenza e caricamento senza conferma
Ogni foto o PDF aggiunto è conservato per 90 giorni dal proprio caricamento. Nell'elenco trovi la data Disponibile fino al. Sostituire un file o riportarlo da controllare non rinnova la scadenza del vecchio originale. Se un file ancora da controllare è scaduto ma serve all'ordine, allega una nuova copia leggibile e indica che sostituisce quella scaduta.
Per allegare un file a un ordine serve la connessione: questo percorso non mette il file nella coda automatica. Se la conferma non arriva, usa Verifica il caricamento prima di provare ad allegarlo di nuovo. Se Xatumia chiede di sceglierlo ancora, seleziona lo stesso file e segui la verifica del tentativo già iniziato.
I file preparati per il gestionale hanno una conservazione separata: 90 giorni dalla creazione di ciascun file. Se riapri l'ordine, quelli precedenti vengono ritirati e non sono più scaricabili da Xatumia, anche prima di quella scadenza.