Domande frequenti su Xatumia.

Può succedere, soprattutto con scansioni storte o ordini scritti a mano. Per questo nessun ordine arriva al gestionale senza l'approvazione di una persona. Xatumia non inventa codici: se non è sicuro dell'articolo, la riga resta da confermare e ti mostra gli articoli possibili, ciascuno con il motivo.

Prima di preparare il file controlla anche prezzi, unità di misura, confezioni, totali e ordini arrivati due volte. Il contratto lo dice chiaramente: la lettura non è garantita senza errori e il controllo finale spetta a chi approva.

Se tra i tuoi articoli non ce n'è uno solo che corrisponde, Xatumia non tira a indovinare. Ti mostra gli articoli possibili, ciascuno con il motivo: per esempio un cavo FS17 e un H05V-K, tutti e due 1×1,5 blu. Tu scegli. Se approvi l'ordine lasciando spuntato «Ricorda le mie scelte…», Xatumia ricorda l'abbinamento per quel cliente e lo riusa quando trova le stesse parole.

Dopo tre conferme, se nessun altro cliente usa le stesse parole per un articolo diverso, la scelta vale come suggerimento anche per gli altri clienti della tua azienda.

Sì. Xatumia cerca tra i tuoi articoli, non in un elenco generico. Li importi da un file esportato dal gestionale, in Excel o CSV. Con Business Central e Odoo puoi anche farli leggere direttamente a Xatumia, senza file: lo spiega la guida per esportare articoli e clienti.

Se manca un solo articolo, chi ha il permesso di cambiare le impostazioni può aggiungerlo da Articoli → Aggiungi articolo, con codice e descrizione. L'aggiunta riguarda soltanto Xatumia: controlla che il codice sia quello richiesto dal tuo gestionale. Trovi i passaggi nella guida per aggiungere un articolo.

Dopo la prima importazione puoi attivare l'aggiornamento automatico nel programma per Windows o Mac. Scegli una cartella in cui il gestionale salva l'elenco aggiornato: all'orario indicato Xatumia controlla il file e lo importa se è cambiato. Servono il programma aperto, il computer collegato a internet e un operatore che ha fatto l'accesso, con il permesso di cambiare le impostazioni. Se il programma è chiuso, il controllo riprende quando lo riapri e un operatore fa l'accesso.

Per abbinare una riga Xatumia cerca prima le scelte già fatte per quel cliente, poi i codici (i tuoi, quelli del produttore e i codici a barre), infine confronta le descrizioni e le misure. Quando serve, puoi aggiungere regole del settore o istruzioni per interpretare gli ordini di uno specifico cliente.

Xatumia non legge le chat e non trascrive messaggi vocali o telefonate. Per un ordine ricevuto a voce puoi usare Nuovo ordine manuale: scegli il cliente e inserisci le righe, senza preparare un file fittizio. La lettura automatica riguarda invece i file: PDF anche scansionati, Excel e CSV, foto JPG e PNG, email. La foto di un ordine scritto a mano arrivata su WhatsApp va bene: salvala sul computer, apri Ordini e trascinala nel riquadro tratteggiato in alto, oppure premi Aggiungi file. Se hai configurato la cartella degli ordini da caricare, puoi salvarla lì: si carica da sola quando Xatumia è aperto, il computer è collegato a internet e un operatore ha fatto l'accesso.

Xatumia non legge da solo la casella email: le email le salvi sul computer e le carichi dalla schermata Ordini, nel riquadro tratteggiato in alto o con Aggiungi file.

Durante la prova gratuita di 30 giorni, confronta alcuni ordini rappresentativi: quanto tempo impieghi a mano e quanto con Xatumia, fino all’ordine nel gestionale? Includi il controllo dei dati, le correzioni e l’importazione. Tieni separato il tempo della configurazione iniziale per valutare anche l’impegno necessario a partire.

Il tempo recuperato può essere dedicato ai clienti, ai preventivi e alle consegne. Quanto ne risparmi dipende dal tuo lavoro: numero di righe, qualità dei documenti, dati del catalogo e controlli necessari.

Nelle Statistiche trovi anche una stima delle ore risparmiate, calcolata con 2 minuti per ogni riga letta da un documento e poi approvata. Le righe aggiunte a mano non aumentano questa stima. Non è un cronometro e non è un risparmio garantito: confrontala con i tempi che hai rilevato.

Se il tuo gestionale importa il formato scelto, usi la sua funzione di importazione e non ricopi niente. Per Danea Easyfatt Xatumia prepara un file Easyfatt-Xml, per Zucchetti Gestionale 1 il file della funzione Import Ordini Clienti, per Passepartout Mexal un CSV che il rivenditore imposta una volta. Ci sono formati pronti anche per Odoo, SAP Business One, Arca Evolution e Ad Hoc Revolution. Per altri gestionali puoi configurare un CSV o un Excel con le colonne richieste.

Business Central online può ricevere l'ordine approvato con l'invio diretto, dopo la configurazione del partner Microsoft. Il file JSON preparato da Xatumia serve per un eventuale collegamento tecnico: non si importa a mano da una cartella.

Il programma installato salva i file nella cartella per il gestionale; dal browser li scarichi. Poi li importi con il comando del gestionale, oppure il gestionale li prende da solo, se è configurato per controllare quella cartella. Xatumia non entra nel database del gestionale. I passaggi per ciascun programma sono nella pagina Gestionali compatibili.

Xatumia prevede un collegamento diretto per inviare gli ordini cliente a Fatture in Cloud. Prima di usarlo, scrivici dalla pagina Supporto per verificare che sia disponibile per il tuo conto.

Quando il collegamento è disponibile, l'amministratore dell'account apre Collegamenti nell'area riservata, autorizza il conto e sceglie la società. Poi, nella sezione Gestionale, sceglie Fatture in Cloud e attiva «Usa questo formato quando approvi un ordine». Dopo il controllo e l'approvazione, Xatumia invia l'ordine cliente al conto collegato. Il cliente deve già essere presente in Fatture in Cloud, con i dati fiscali corrispondenti.

Sì, se il tuo gestionale importa gli ordini da un file. Xatumia prepara un CSV o un Excel con le colonne che scegli: decidi il loro ordine, il separatore, i decimali e la codifica, e vedi l'anteprima prima di salvare. Per i gestionali più vecchi c'è anche il file a colonne fisse. A volte l'importazione va impostata una volta dal rivenditore del gestionale.

Nella configurazione guidata fai un ordine di prova: prima del primo ordine vero vedi se il gestionale lo importa come ti aspetti.

Sì. La configurazione guidata del programma ti accompagna un passo alla volta. Importi articoli e clienti dai file esportati dal gestionale, scegli il gestionale e la cartella per il file, poi fai l'ordine di prova. Xatumia prepara un ordine finto con alcuni dei tuoi articoli, e tu controlli che il gestionale importi il file correttamente. I collegamenti diretti non inviano ordini di prova: verifica nel gestionale il primo ordine reale dopo averlo approvato.

Per l'installazione ci sono la guida per Windows e la guida per Mac. Se ti blocchi, scrivici dalla pagina Supporto: ti rispondiamo per email.

L'ordine lo approva sempre una persona della tua azienda, e Xatumia registra chi l'ha approvato e quando. Il contratto dice che Xatumia aiuta a leggere gli ordini ma non garantisce una lettura senza errori, e limita la nostra responsabilità all'importo di un anno di abbonamento, salvo dolo o colpa grave.

Per questo sulle righe dubbie decidi tu, e Xatumia ti segnala i prezzi diversi dal listino e le confezioni non intere. Prima di inviare o importare l'ordine nel gestionale, controlla che i dati siano corretti.

Trovi i prezzi nell’area riservata, nella pagina Abbonamento. I piani cambiano solo per il numero di ordini compresi ogni mese: tutti comprendono 3 computer e 1 accesso dal browser per l'amministratore dell'account. Si paga ogni tre mesi oppure una volta all'anno, e con il pagamento annuale paghi 10 mesi invece di 12.

Puoi confrontare i piani appena si attiva la prova, che è gratuita e non chiede la carta di credito.

Il conteggio riguarda gli ordini approvati. Un ordine fino a 50 righe utilizza un ordine del piano; da 51 a 100 righe ne utilizza due, e così via. Per esempio, un ordine di 120 righe ne utilizza tre. Gli ordini scartati e l'ordine di prova della configurazione guidata non vengono conteggiati. Nell'area riservata vedi quanti ordini del piano hai utilizzato.

Durante l'abbonamento, se esaurisci gli ordini disponibili, puoi continuare a caricare i documenti e controllare gli ordini già letti, ma non puoi approvare nuovi ordini. Nessun pacchetto si compra da solo: serve sempre la tua conferma. Dall'area riservata puoi acquistare un pacchetto, valido finché l'abbonamento è attivo, oppure passare a un piano superiore, se disponibile. Puoi riprendere ad approvare dopo la conferma del pagamento; in alternativa, con l'abbonamento attivo, puoi aspettare il prossimo rinnovo mensile della quota. La quota si rinnova nel giorno di decorrenza dell’abbonamento, anche se paghi ogni tre mesi o una volta all’anno. Gli ordini compresi che non hai usato non si sommano a quelli del periodo successivo. I pacchetti acquistati restano disponibili al rinnovo mensile della quota, finché l’abbonamento è attivo. Trovi la data e l’ora del prossimo rinnovo nella pagina Abbonamento.

Ti avvisiamo per email quando hai usato l'80% degli ordini compresi nel periodo e quando li hai finiti. La prova gratuita ha invece un limite complessivo di 100 ordini: raggiunto il limite, per approvarne altri devi attivare un abbonamento.

Compili la richiesta di prova con i dati dell'azienda. Di solito la prova si attiva da sola in pochi minuti e ricevi i dati di accesso per email: dall'area riservata scarichi il programma. Se dobbiamo verificare qualche dato della richiesta, ti scriviamo noi.

La prova dura 30 giorni e comprende fino a 100 ordini, 3 computer e l'accesso dal browser, senza carta di credito. Alla fine decidi tu se abbonarti.

Sì, si rinnova da solo alla fine del periodo pagato, di tre mesi o di un anno. Trenta giorni prima ti mandiamo un promemoria per email.

Puoi disdire quando vuoi, fino al giorno prima del rinnovo, dall'area riservata o via PEC: l'abbonamento resta attivo fino alla fine del periodo già pagato. Le condizioni precise sono nel contratto di licenza.

Su Windows 10 e 11 a 64 bit e su macOS 13 o successivo, sia sui Mac con chip Apple sia su quelli con processore Intel. Serve internet per leggere gli ordini, proporre gli articoli e salvare il lavoro condiviso con la tua azienda. Senza internet puoi consultare solo le copie degli ordini già disponibili nel programma installato; non puoi modificarli né approvarli.

Tutti i piani comprendono 3 computer e 1 accesso dal browser per l'amministratore dell'account. Se ti servono più computer, puoi aggiungerli a pagamento dall'area riservata. Con il pagamento annuale, anche per i computer in più paghi 10 mesi invece di 12.

Gli operatori del programma installato non hanno limite di numero: ognuno ha il suo nome utente e la sua password e può lavorare su un computer attivato. I computer si attivano e si disattivano dall'area riservata.

Il programma è firmato digitalmente. Le prime volte Windows può comunque mostrare «Windows ha protetto il PC» perché Xatumia è nuovo. Se hai scaricato il file dall'area riservata di xatumia.com, è quello originale e puoi andare avanti: la guida per Windows mostra i due clic da fare.

Il programma per Mac invece è firmato e verificato da Apple, e c'è la guida per Mac.

Sì. Quando esce una versione nuova, Xatumia la scarica da solo e ti chiede solo di riavviarlo.

No. Xatumia non legge la tua casella email e nessuno di noi entra nei tuoi computer. Sei tu a scegliere quali ordini caricare, trascinando i file nel riquadro tratteggiato della schermata Ordini, oppure usando Aggiungi file.

Se hai scelto una cartella con gli ordini da caricare, puoi salvare i file lì. Xatumia li carica quando il programma è aperto, il computer è collegato a internet e un operatore ha fatto l'accesso.

Puoi caricare anche le email di Outlook o di Mail: la guida «Ordini da Outlook» spiega come trascinarle o salvarle in un file.

No. Usiamo servizi di intelligenza artificiale per le aziende che, per contratto, non usano i dati ricevuti per addestrare i loro modelli. Noi non addestriamo nulla con i tuoi documenti. Nei registri tecnici delle letture salviamo dati come la durata e l'esito, mai il contenuto dei documenti.

I file originali (PDF, foto, fogli Excel, email) si cancellano da soli 90 giorni dopo il caricamento. I file preparati per il gestionale si cancellano dopo 90 giorni dalla creazione. Gli ordini approvati e le relative righe restano finché hai l'abbonamento: servono a tenere lo storico e, se lo scegli, a ricordare gli abbinamenti per ogni cliente.

Dalla pagina Dati e privacy dell'area riservata puoi scaricare uno ZIP con ordini, righe, clienti, articoli, nomi usati dai clienti e regole, in file CSV. Lo ZIP non comprende i documenti originali né i file preparati per il gestionale. Dopo la fine dell'abbonamento o della prova hai 90 giorni per scaricare i dati di lavoro, poi vengono cancellati; restano i dati soggetti agli obblighi di conservazione, come fatture, pagamenti e accettazioni dei contratti.