Agenti di commercio

Agenti di commercio: meno tempo a ricopiare gli ordini.

Il cliente ti manda un PDF, una foto o un foglio Excel e devi ricopiare le righe nel file richiesto dall’azienda? Xatumia legge il documento e propone gli articoli corrispondenti. Tu controlli i dati e approvi l’ordine. Così puoi dedicare meno tempo alla ricopiatura e più tempo ai clienti.

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Parte del tuo lavoro è ancora ricopiare gli ordini?

Ricevi documenti da trasformare in ordini

Xatumia può aiutarti se devi riportare codici, quantità e prezzi in un file per l’azienda. Il vantaggio va verificato sui tuoi documenti, dal caricamento al file finale.

Inserisci già tutto in un’app commerciale

Se scegli gli articoli dal catalogo e l’ordine arriva già all’azienda senza ricopiature, Xatumia può aggiungere poco a quel passaggio. Valutalo per gli ordini che ricevi ancora come documenti.

Dal documento al file per l’azienda

Ricevi l’ordine. Controlla senza ricopiarlo tutto.

Per iniziare, importa il catalogo dell’azienda e l’elenco dei clienti di cui gestisci gli ordini, mantenendo i codici usati dall’azienda. Se ci sono prezzi concordati con i singoli clienti, puoi importare anche quei listini.

Carica il documento del cliente

Se il PDF, il foglio Excel o la foto arrivano per email o WhatsApp, salvali prima sul computer. In Ordini premi Aggiungi file e scegli il file. Puoi caricare anche l’email salvata come file: Xatumia non apre la tua casella o la conversazione.
Confronta le righe con l’originale

Xatumia propone gli articoli e segnala i dati da controllare. Se la foto non contiene il nome del cliente, sceglilo tu nei dati dell’ordine. Verifica tutte le righe, i codici, le quantità, le unità e i prezzi. Se il cliente scrive «10 scatole», controlla quanti pezzi contiene ogni scatola e quale quantità deve ricevere il gestionale.
Prepara il file da inviare

Dopo la tua approvazione, Xatumia prepara il file nel formato configurato: per esempio Excel o CSV con le colonne richieste dall’azienda. Lo salvi e lo invii con gli strumenti che usi già.

Ricevi un ordine a voce? Con «Nuovo ordine manuale» scegli il cliente e inserisci gli articoli del catalogo e le quantità, senza caricare un file. Puoi riprendere le righe salvate e approvare l’ordine quando è completo. La guida all’ordine manuale indica i passaggi. Xatumia non trascrive telefonate o messaggi vocali.

La richiesta arriva in più foto o cambia più tardi? Il caricamento di più file non li unisce automaticamente in un ordine. Controlla come completare la stessa richiesta; se l’ordine era già approvato, devi prima riaprirlo.

Concorda il formato del file con chi riceve gli ordini. Durante la configurazione verifica che contenga i dati richiesti e che il gestionale lo importi correttamente. Vedi i gestionali e i formati disponibili.

Come organizzare gli accessi

L’account dell’azienda o il tuo.

Usi l’account dell’azienda

L’azienda può attivare Xatumia sul tuo computer e creare il tuo operatore, con un nome utente e una password personali. L’amministratore dell’account gestisce i computer e gli operatori dall’area riservata.

Usi gli articoli, i clienti e gli ordini dell’account aziendale. L’amministratore dell’account decide chi può cambiare le impostazioni. Oggi non è previsto un elenco di clienti o ordini visibile soltanto a un singolo agente.

Acquisti Xatumia per la tua attività

Se sei un agente autonomo con partita IVA, puoi intestare l’abbonamento alla tua attività. Nel tuo account importi il catalogo dell’azienda che rappresenti e soltanto i clienti che segui, con i codici forniti dall’azienda.

L’azienda che rappresenti non deve avere un abbonamento Xatumia: le invii il file nel formato concordato. Il tuo account resta separato da un suo eventuale account; articoli, clienti e ordini non si sincronizzano tra i due.

Se lavori per più aziende

Oggi Xatumia non offre spazi separati per ciascuna azienda all’interno dello stesso account. Prima di caricare cataloghi di aziende diverse, scrivici come lavori: verifichiamo se il programma è adatto al tuo caso e come organizzare dati e accessi.

Il vantaggio da misurare

Quanto tempo recuperi per ogni ordine?

Durante la prova usa alcuni ordini che ricevi davvero. Misura il tempo dal documento ricevuto al file accettato dall’azienda, includendo i controlli e le correzioni. Confrontalo con il tempo che impieghi oggi a ricopiare gli stessi dati.

Il risparmio dipende da come sono scritti gli ordini e dalla qualità degli elenchi di articoli e clienti. La prova ti permette di valutarlo sul tuo lavoro.

Per quale parte del lavoro ti aiuta

Xatumia serve a leggere gli ordini ricevuti come documenti e a preparare i dati per l’azienda. La gestione delle visite, delle provvigioni e delle trattative resta negli strumenti che usi per queste attività.

Ogni ordine richiede il controllo e l’approvazione di una persona. Xatumia non legge direttamente la posta o le chat e non riceve ordini dai messaggi vocali.

Prova gratuita

Prova con gli ordini dei tuoi clienti.

Coinvolgi chi riceve gli ordini in azienda. Scegli un documento, importa gli articoli e verifica insieme a chi lo userà il file finale. Così puoi valutare quanto lavoro di ricopiatura risparmi.