Come si legge un ordine scritto in fretta.

Gli ordini più difficili non sono quelli lunghi: sono quelli scritti al volo, dal cantiere o dal furgone, con le parole del mestiere. Chi li legge in ufficio li capisce perché conosce il cliente e il settore. Qui sotto ci sono le regole che usa, messe in fila.

Com'è fatto un ordine scritto in fretta?

Questa è un'email di un installatore elettrico, simile a quelle che arrivano ogni giorno a un grossista. Nomi e indirizzo sono inventati.

Da: Marco, impianti elettrici · Oggetto: materiale cantiereCiao Luca,per il cantiere di via Garibaldi mi servono:- 2 matasse FS17 1,5 blu- 1 matassa FS17 2,5 gialloverde- 6 MT 1P+N 10A- 1 diff 2P 40A 0,03- 50 viti TE M8x40 zinc.- tasselli fischer 8 come l'altra volta- trasporto in cantiere entro giovedìPrezzi come da ns accordi 20+5.Grazie, Marco

Una persona del mestiere riconosce molte di queste parole. Ma per trasformarle in righe con il codice giusto restano almeno sei decisioni da prendere.

Come si sciolgono le sigle?

Ogni settore ha le sue abbreviazioni. Prima di cercare tra gli articoli si traducono:

• TE: vite a testa esagonale; TCEI: testa cilindrica con esagono incassato, la vite «a brugola»;
• FS17: una sigla di cavo unipolare 450/750 V. Negli ordini possono comparire anche vecchie sigle, come N07V-K: aiutano nella ricerca, ma prima di una sostituzione vanno verificate le caratteristiche richieste;
• MT: interruttore magnetotermico; diff o ID: differenziale;
• 1P+N: un polo più il neutro; MF, nei raccordi: maschio e femmina.

Attenzione alle coppie che sembrano uguali e non lo sono: un 1P+N non è un 2P, un differenziale da 30 mA non è uno da 300 mA, un autofilettante non è un autoforante. Su queste righe basta scambiare una parola per un'altra per scegliere l'articolo sbagliato.

Perché la stessa misura si scrive in tre modi?

Perché ognuno la scrive come la dice. Nei raccordi filettati «1/2"» e «mezzo pollice» possono essere indicati come DN 15: è una designazione nominale, non un diametro misurato di 15 mm. La sezione di un cavo si scrive 1,5, 1,5 mmq o 1,5 mm². Una vite M8x40 ha la filettatura M8 ed è lunga 40 millimetri. E nell'email qui sopra «0,03» accanto a un differenziale vuol dire 0,03 ampere, cioè 30 mA.

Le misure vanno portate a una forma sola prima di confrontarle con gli articoli. Ma alcune si somigliano senza essere la stessa cosa: il tubo multistrato da 16 (16x2) non è il raccordo da 1/2", anche se i numeri sembrano vicini.

Pezzi, confezioni, matasse e colli: come si convertono?

Il cliente scrive la quantità che ha in testa, ma tu vendi nell'unità del tuo listino. Le viti si vendono spesso a confezioni da 100, 200 o 500 pezzi. I cavi si vendono a matassa, di solito da 100 metri ma ce ne sono anche da 50, oppure a bobina. Gli alimentari si vendono a collo, con un numero di pezzi diverso per ogni articolo. Tre regole pratiche:

• i pezzi diventano confezioni solo quando il conto torna: 200 viti sono 2 confezioni da 100, 50 viti no;
• i metri diventano matasse solo se vendi a matasse, altrimenti restano metri;
• un «3» accanto a un articolo venduto a collo può voler dire 3 colli o 3 pezzi: con una quantità piccola conviene chiedere.

Cosa vuol dire «il solito» o «come l'altra volta»?

Per capirle serve lo storico del cliente: cerchi l'articolo ordinato l'altra volta e verifichi che sia ancora quello. La quantità, però, non va copiata dal vecchio ordine se il cliente non l'ha indicata. Anche «fischer» può essere usato come nome comune per un tassello: controlla il prodotto e la marca richiesti.

Anche quando lo storico risponde, la riga va confermata: il solito di sei mesi fa può non essere il solito di oggi.

E se il cliente usa i suoi codici?

Molti clienti ordinano con i codici del loro gestionale. La soluzione è una tabella di corrispondenza per cliente, che cresce ogni volta che riconosci un codice o una descrizione:

Una corrispondenza vale per quel cliente, non per tutti: un altro cliente con «cordina 1,5 blu» può intendere un cavo diverso.

Come si leggono prezzi e sconti scritti a modo loro?

«20+5» non è un prezzo: sono due sconti in cascata, prima il 20% e poi il 5% su quello che resta, cioè il 24% in tutto. «Netto» vuol dire prezzo già scontato. «Prezzi come da ns accordi» rimanda al listino di quel cliente: è lì che si controlla, riga per riga, se il prezzo torna.

Cosa si fa delle righe che non sono merce?

«Consegna entro giovedì» e «chiamare prima di scaricare» sono istruzioni: vanno nelle note, dove chi prepara la merce le vede. Una spesa di trasporto, invece, può essere una riga dell'ordine se ha quantità e prezzo. Nell'esempio iniziale è soltanto un'istruzione di consegna.

Quando conviene fermarsi e chiedere?

Una telefonata costa meno di un reso. Conviene chiedere al cliente quando:

• due articoli vanno bene e lo storico non decide, per esempio la curva B o C di un magnetotermico;
• la quantità non torna con la confezione e non sai se arrotondare;
• il prezzo scritto è diverso dal suo listino;
• un codice non c'è né tra gli articoli né nella tabella di corrispondenza.

Come diventa l'ordine di prima, riga per riga?

Ecco l'email dell'inizio dopo queste regole. Codici e articoli sono di esempio.

Lo sconto «20+5» non è una riga: si controlla sul listino del cliente. Nell'esempio, anche il trasporto in cantiere va nelle note. Xatumia usa le regole del settore per interpretare sigle e misure e segnala i dubbi. Chi controlla verifica tutte le righe prima di approvare. Una quantità non scritta, come quella dei tasselli, va chiarita con il cliente e inserita nell'ordine. Se approvi con la casella Ricorda le mie scelte spuntata, Xatumia conserva gli abbinamenti per le richieste successive di quel cliente.