I due file che servono
Prepara un file per gli articoli e uno per i clienti, in Excel (.xlsx) o in CSV, cioè un file di testo con le colonne separate. La prima riga contiene i nomi delle colonne. Non serve che si chiamino in un modo preciso: dopo che hai scelto il file, Xatumia propone a quale dato corrisponde ogni colonna. Controlla l'anteprima prima di confermare l'importazione.
Articoli
- Sono obbligatori il codice dell'articolo (quello del gestionale) e la descrizione.
- Aggiungi anche unità di vendita e prezzo di listino senza IVA, per controllare quantità e prezzi degli ordini.
- Se ci sono, aiutano: confezione, codice del produttore, marca, codice a barre (EAN), aliquota IVA e famiglia.
Clienti
- È obbligatoria la ragione sociale.
- Aggiungi il codice del cliente nel gestionale: serve a collegare l'ordine al cliente giusto quando lo importi.
- Partita IVA ed email da cui ordina aiutano Xatumia a riconoscere il cliente. Includi anche la sede e gli altri recapiti disponibili.
Se il file non va
- Se le lettere accentate si vedono rovinate (per esempio «Ã¨» al posto di «è»), esporta il file come Excel oppure come «CSV UTF-8».
- Se il gestionale salva un testo a colonne fisse, importalo in Excel indicando dove inizia ogni colonna. Controlla che codici, descrizioni e prezzi siano separati correttamente, poi salvalo come «Cartella di lavoro di Excel (.xlsx)».
- Se sopra i nomi delle colonne ci sono titoli, date o righe vuote, cancellali e salva di nuovo.
- Se i codici cominciano con degli zeri (per esempio 000101), verifica che il file li conservi come testo. Se usi un CSV, evita di aprirlo e salvarlo con Excel prima di importarlo: Excel può trasformare i codici in numeri e togliere gli zeri iniziali.
- Se ancora non riesci a importare il file in Xatumia, scrivici dalla pagina Supporto: dicci da quale gestionale l'hai esportato e cosa vedi sullo schermo.
Dal tuo gestionale
Qui sotto trovi i passaggi che abbiamo provato e le indicazioni ricavate dalla documentazione pubblica dei gestionali. I menu possono cambiare con la versione e la configurazione. Se non trovi i passi per la tua installazione, chiedi al rivenditore o al tecnico che segue il gestionale.
Danea Easyfatt
Easyfatt esporta in Excel l'elenco Clienti e l'elenco Prodotti con un clic. Questi passaggi sono stati verificati con Easyfatt Professional.
La prima volta: scegli le colonne
- Apri l'elenco Clienti e clicca «Colonne», in alto a destra dell'elenco.
- Spunta Cod., Denominazione, Indirizzo, Cap, Città, Prov., Partita Iva, Codice fiscale, e-mail e Pec. A ogni clic il menu si chiude: riaprilo per la colonna successiva.
- Fai lo stesso nell'elenco Prodotti, con Cod., Descrizione, U.m., Iva, Listino 1 e Cod. a barre.
Easyfatt ricorda le colonne anche dopo che lo chiudi: questo passo lo fai una volta sola.
Ogni volta: esporta e importa
- Nell'elenco Clienti, o Prodotti, clicca «Excel» nella barra in basso. Easyfatt non fa domande: crea il file con le colonne che vedi nell'elenco e lo apre con Excel.
- In Excel scegli «Salva con nome» e salva il file in una cartella comoda, per esempio Documenti.
- In Xatumia apri la sezione Articoli, scheda «Importa dal gestionale», in «Cosa importi» scegli «Clienti» o «Articoli» e importa il file.
Se sul computer non c'è Excel, il file c'è lo stesso. Easyfatt lo salva con il nome Clienti.xlsx o Prodotti.xlsx nella cartella dei file temporanei, e lo sostituisce a ogni clic. Per aprire la cartella, scrivi %TEMP% nella barra degli indirizzi di Esplora file e premi Invio.
Esporta da Easyfatt anche i clienti, non solo gli articoli, e tienili aggiornati in Xatumia: quando in Easyfatt cambi la sede di un cliente, esporta di nuovo i clienti e importali in Xatumia. Il file per Easyfatt porta i dati del cliente che trova in Xatumia. Se sono gli stessi che hai in Easyfatt, l'ordine si stampa con la sede giusta ed Easyfatt non fa domande quando lo importi.
Se all'importazione compare «Identificazione del cliente», scegli «Al cliente in archivio, senza aggiornare i suoi dati anagrafici»: la scelta che Easyfatt propone sostituirebbe la sede del cliente con l'indirizzo scritto nell'ordine.
Zucchetti Gestionale 1
In Gestionale 1 le funzioni di importazione ed esportazione sono nel menu Moduli, voce Import ed Export. La guida in linea descrive quelle degli ordini, non l'esportazione di articoli e clienti: chiedi i passaggi al tuo rivenditore Zucchetti.
Passepartout Mexal
La documentazione pubblica di Passepartout non spiega come esportare articoli e clienti: te lo mostra il tuo rivenditore Passepartout.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Con Business Central online non serve esportare: Xatumia legge articoli e clienti direttamente, con la connessione del formato Business Central configurato nel programma. L'amministratore dell'account la sceglie nell'area riservata, pagina Collegamenti, e controlla un'anteprima prima di confermare.
Se preferisci il file, chiedi al consulente che segue il tuo Business Central l'elenco degli articoli e quello dei clienti in Excel: il percorso esatto dipende dalla versione e da come è configurato.
Odoo
Con Odoo 19 o successivo, se il tuo piano comprende l'API esterna, Xatumia può leggere articoli e clienti direttamente, senza file: lo trovi in fondo a questa sezione.
Odoo esporta gli elenchi in Excel dalla finestra «Esportazione dati». Questi passaggi sono stati verificati con Odoo 19 e 20; dove la 19 è diversa lo trovi tra parentesi.
Articoli
- In Odoo apri Vendite, menu Prodotti, voce Prodotti. La pagina si apre a schede: passa alla vista elenco con l'icona a righe in alto a destra.
- Spunta la casella in testa all'elenco per selezionare tutti gli articoli della pagina. Se sono più di una pagina, premi il collegamento per selezionarli tutti.
- Premi il pulsante Azioni e scegli Esporta: si apre la finestra «Esportazione dati».
- Lascia spento «Solo campi aggiornabili» (fino alla 19: «È un aggiornamento dati (compatibile con l'importazione)»): così le colonne hanno i nomi in italiano.
- In «Campi da esportare» tieni Nome, Riferimento interno, Prezzo di vendita e Imposte vendite.
- Cerca e aggiungi con il «+» Unità e Codice a barre, poi togli con il cestino le altre voci.
- Come formato scegli «Cartella di lavoro Excel (.xlsx)» (fino alla 19: il pulsante XLSX) e premi Esporta.
Quando importi il file in Xatumia, controlla le colonne: il codice è «Riferimento interno», la descrizione «Nome», il prezzo di listino «Prezzo di vendita», l'aliquota IVA «Imposte vendite», l'unità di misura «Unità» e il codice a barre (EAN) «Codice a barre».
Clienti
- In Odoo apri Vendite, menu Ordini, voce Clienti, e passa alla vista elenco.
- Spunta la casella in testa all'elenco. Se i clienti sono più di una pagina, premi il collegamento per selezionarli tutti. Poi premi il pulsante Azioni e scegli Esporta.
- In «Campi da esportare» tieni Nome completo ed E-mail, e aggiungi Riferimento, Partita IVA, Codice Fiscale, Indirizzo, CAP, Città e Provincia.
- Togli con il cestino le voci che non servono, come Avatar 128 e Statistiche.
- Come formato scegli «Cartella di lavoro Excel (.xlsx)» e premi Esporta.
In Xatumia la ragione sociale è «Nome completo», il codice del cliente «Riferimento» e il comune «Città». Se l'elenco di Odoo contiene anche le persone delle aziende, prima filtra «Aziende» in Odoo.
Senza file, con l'API di Odoo
Con Odoo 19 o successivo Xatumia può leggere articoli e clienti direttamente, senza file. L'amministratore dell'account imposta il collegamento nell'area riservata, pagina Collegamenti, con l'indirizzo di Odoo, l'ID della società e una chiave API con i permessi di lettura.
Serve l'API esterna, che il listino di Odoo comprende solo nel piano «Personalizzato» (Custom): su Odoo Online, su Odoo.sh o con Odoo installato sui tuoi server. Anche Odoo Community, installato sui tuoi server, ha l'API: l'abbiamo provata con le versioni 19 e 20. Con il piano «Standard» o con «Un'App Gratuita» l'API non c'è: usa i file, come spiegato sopra.
Fonte: Odoo, documentazione: importare ed esportare i dati; Odoo, prezzi e piani; Odoo, documentazione: API esterna (in inglese).
SAP Business One
Chiedi a chi ha installato SAP Business One nella tua azienda l'elenco degli articoli e quello dei clienti in Excel: il percorso esatto dipende dalla versione.
Arca Evolution
La documentazione pubblica di Arca non spiega come esportare articoli e clienti: te lo mostra il tuo rivenditore Arca.
Zucchetti Ad Hoc Revolution
La documentazione pubblica di Ad Hoc Revolution non spiega come esportare articoli e clienti: te lo mostra il tuo partner Zucchetti.
TeamSystem Enterprise e Alyante
La documentazione pubblica di TeamSystem non spiega come esportare articoli e clienti: te lo mostra il tuo partner TeamSystem.
Gli altri gestionali
Ti servono l'elenco degli articoli e quello dei clienti in Excel o in CSV, con le colonne descritte sopra.
Importare e aggiornare gli elenchi in Xatumia
Quando hai i due file, importali in Xatumia: durante la configurazione guidata trovi il riquadro «Trascina qui il file esportato dal gestionale». Trascina lì il file richiesto per quel passaggio, oppure usa il pulsante per sceglierlo. Per le importazioni successive apri la sezione Articoli, scheda Importa dal gestionale, e scegli quale elenco aggiornare.
Se cambi prezzi o dati nel gestionale, esporta di nuovo l'elenco interessato e importa il file aggiornato in Xatumia.
Nel programma per Windows e Mac puoi anche usare la scheda Aggiornamento automatico. Il gestionale deve salvare l'elenco aggiornato nella cartella che hai scelto. Xatumia controlla il file ogni giorno all'ora indicata e lo carica se è cambiato.
Il controllo automatico funziona se il programma è aperto, il computer è collegato a internet e un operatore con il permesso di cambiare le impostazioni è entrato nel programma. Dal browser Xatumia non può leggere le cartelle del computer.
Aggiungere un solo articolo a mano
Se manca un solo articolo, apri Articoli e premi Aggiungi articolo. Serve il permesso di cambiare le impostazioni. Inserisci Codice e Descrizione; unità, prezzo di listino senza IVA e gli altri dati sono facoltativi. Lascia vuoto ciò che non conosci: un prezzo di zero significa 0 €, non «prezzo mancante».
L'articolo viene aggiunto soltanto in Xatumia, non nel gestionale. Prima di importare l'ordine, controlla che il codice sia quello richiesto dal tuo gestionale. Un'importazione successiva con lo stesso codice può aggiornare i dati dell'articolo in Xatumia.
Se il codice è già presente, Xatumia non crea un doppione: usa Apri articolo per controllare quello esistente. Dopo il salvataggio puoi tornare all'ordine e selezionare l'articolo dal catalogo; completa e conferma la riga prima di approvare.
Importare nel gestionale il file di Xatumia
I nomi dei programmi citati sono marchi dei rispettivi titolari. Li usiamo solo per indicare con quali programmi è compatibile Xatumia, che non ha accordi con loro né la loro approvazione.