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Settore

Ordini di ricambi: modello, matricola e codice del costruttore.

Codici del costruttore scritti in tanti modi, kit e pezzi singoli, matricole e tavole dell'esploso: Xatumia legge gli ordini di ricambi dei tuoi clienti e prepara il file per il gestionale.

Il lavoro di oggi

Come arrivano gli ordini.

Le richieste di ricambi arrivano per email e al telefono, spesso anche dall'estero. Molti costruttori chiedono un ordine scritto, con il modello e la matricola della macchina, la tavola e la posizione nell'esploso, il codice, la descrizione e la quantità. Xatumia legge gli ordini scritti: email, PDF, Excel e foto.

Quando la richiesta non arriva già nel gestionale, l'ufficio ricambi cerca i codici e inserisce le righe dell'ordine. Xatumia propone le corrispondenze nel catalogo; chi controlla verifica il ricambio e la variante richiesta.

Qualche numero

  • 18.634imprese costruiscono macchinari in Italia, con 493.135 addetti, nel 2023.Fonte: ISTAT, imprese attive e addetti (Asia), divisione ATECO 28.
  • 16%del fatturato viene da ricambi, materiali di consumo e accessori, secondo un osservatorio su circa 200 aziende del settore.Fonte: ITIS Magazine, osservatorio sulla servitizzazione delle macchine (aprile 2024).

Esempio

Un esempio di ordine e delle righe da controllare.

L'esempio è scritto come scrivono i clienti, con la parte dubbia evidenziata. Accanto vedi come Xatumia abbina ogni riga a un catalogo di esempio e lo stato di ogni riga.

Nell'email del cliente

Email della manutenzione di un cliente, senza allegatiBuongiorno, ricambi per la confezionatrice FX 600, matricola 21587:cod. 031157-00 cinghia dentata - 2 pzns. cod. MAN-0047 sensore induttivo M12 - 1 pzviti M5x13,5 - 10 pzbatteria 24V 2,9Ah - 1 pzgrasso spray PTFE - 6 pzspedizione con corriere espresso, grazieUfficio manutenzione

In Xatumia

  1. Esatta Nell'ordinecod. 031157-00 cinghia dentata - 2 pz Il tuo articoloCINGHIA DENTATA 8M L. 1200 H. 30Codice 03.1157.00 Quantità2 pz

    Il cliente scrive il codice con il trattino, tra i tuoi articoli ha i punti: è lo stesso codice.

  2. Esatta Nell'ordinens. cod. MAN-0047 sensore induttivo M12 - 1 pz Il tuo articoloSENSORE INDUTTIVO M12 PNP NA CAVO 2 MCodice 07.2210.00 Quantità1 pz

    MAN-0047 è il codice del cliente: in un ordine precedente hai approvato e scelto di ricordare la corrispondenza con questo articolo.

  3. Da confermare Nell'ordineviti M5x13,5 - 10 pz Il tuo articoloKIT VITE M5X13,5 (KIT 10 PEZZI)Codice 04.1205.00K Quantità1 kit da 10

    Due articoli possibili: 10 viti singole (04.1205.00) o un kit da 10 (04.1205.00K). Il kit ha un codice suo: decidi tu.

  4. Da confermare Nell'ordinebatteria 24V 2,9Ah - 1 pz Il tuo articoloBATTERIA 24V 2,9AH DA MATR. 21001Codice 09.0310.01 Quantità1 pz

    Dipende dalla matricola: tra i tuoi articoli ci sono due batterie, una fino alla matricola 21000 e una dalla 21001. Xatumia ti mostra tutte e due, e con la matricola 21587 dell'ordine scegli tu la seconda.

  5. Esatta Nell'ordinegrasso spray PTFE - 6 pz Il tuo articoloGRASSO SPRAY MULTIUSO AL PTFE 400 MLCodice 10.0040.00 Quantità6 pz
Esempio costruito con i dati che i costruttori chiedono negli ordini di ricambi e con le descrizioni dei listini ricambi. La riga «spedizione con corriere espresso, grazie» non è merce: Xatumia la mette nelle note dell'ordine. Cliente, macchina, matricole, codici e articoli sono di esempio.

Regole del settore

Quello che Xatumia sa già.

Le regole del settore sono un punto di partenza: sigle, unità e casi che si confondono. Le completi con le regole della tua azienda e dei tuoi clienti.

  • Xatumia confronta i codici senza punti, trattini, spazi e maiuscole: 031157-00 e 03.1157.00 sono lo stesso codice.
  • Se il cliente scrive un codice suo, puoi abbinarlo al tuo articolo. Xatumia conserva la corrispondenza quando approvi l'ordine con la casella «Ricorda le mie scelte» spuntata.
  • Un kit non è il pezzo singolo, e un premontato non è uno dei pezzi che lo compongono: se tra i tuoi articoli ci sono tutti e due, la riga resta da confermare.
  • Se un ricambio è compatibile con le macchine fino a una certa matricola e un altro con quelle successive, la riga resta da confermare. Verifica la matricola scritta nell'ordine prima di scegliere.
  • Senza il codice contano il modello, la tavola e la posizione nell'esploso. Portano all'articolo se li scrivi nella descrizione o nella famiglia dei tuoi articoli.
  • Senza codice e senza posizione Xatumia cerca dalla descrizione: se due articoli si somigliano, la riga resta da confermare.
  • Un codice presente nel catalogo aiuta a riconoscere l'articolo anche in una richiesta in inglese o in tedesco. Controlla comunque che descrizione, modello e variante corrispondano.

E il gestionale?

Negli annunci di lavoro degli uffici ricambi compaiono SAP, Baan e gestionali fatti per l'azienda. Per alcuni gestionali Xatumia ha un formato pronto, per gli altri un file CSV o Excel con le colonne che scegli. Prima di lavorare sugli ordini veri, verifica con l'ordine di prova che il tuo gestionale importi il file correttamente.

Gestionali compatibili

Prova gratuita

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Compila la richiesta con i dati della tua azienda. Quando la prova è attiva, ricevi per email i dati di accesso all'area riservata. Da lì scarichi il programma oppure usi l'accesso dal browser incluso per l'amministratore dell'account.

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