Dagli ordini in PDF al gestionale.

Nel commercio fra aziende una buona parte degli ordini arriva ancora come documento: un PDF stampato dal gestionale del cliente, un foglio Excel, una foto, un'email. Secondo l'Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano il 55% delle imprese scambia documenti con clienti e fornitori via email, PEC e trasferimenti di file (ricerca 2024/25). Per far entrare quell'ordine nel tuo gestionale qualcuno deve ricopiarlo a mano, oppure trasformarlo in un file che il gestionale sappia leggere.

Perché un PDF non entra da solo nel gestionale?

Il PDF conserva l'aspetto del documento per la lettura e la stampa. Il testo può essere disposto in righe e colonne senza indicare al gestionale quali valori siano quantità, codici o prezzi. Anche quando il file esce dal gestionale del cliente, di solito occorre un passaggio che riconosca e organizzi quei dati.

E anche se il gestionale sapesse leggere il PDF, resterebbero tre problemi:

• I codici sono quelli del cliente. Il suo gestionale stampa il suo codice articolo, non il tuo.
• Le unità non coincidono. Il cliente ordina 200 pezzi e tu vendi confezioni da 100; scrive 50 metri e tu vendi matasse.
• Il cliente va riconosciuto. Nel PDF c'è la sua ragione sociale, ma al gestionale serve il suo codice cliente.

Per questo nei gestionali per le piccole e medie imprese non esiste, di solito, un comando che importi un PDF qualsiasi: si importa un file preparato apposta.

Cosa sanno importare i gestionali più diffusi?

Molti hanno una funzione per importare gli ordini dei clienti da un file, ma ognuno vuole il suo formato. Ecco cosa dice la documentazione dei produttori, o quella dei loro rivenditori, per i gestionali più comuni nelle aziende italiane.

Fonti: documentazione di Danea, Gestionale 1, Microsoft, Odoo e dei rivenditori di Passepartout e TeamSystem, consultata a ottobre 2026.

Il punto in comune sono dati organizzati secondo lo schema richiesto dal gestionale. Dal PDF bisogna quindi ricavare codici, quantità e altri valori, poi trasmetterli tramite un file compatibile o un collegamento diretto.

Cosa deve contenere un file che il gestionale accetta?

Il formato cambia da un gestionale all'altro, ma le informazioni che servono sono quasi sempre le stesse:

• il codice del cliente nel tuo gestionale, non solo la ragione sociale;
• il codice articolo interno, cioè il tuo, anche quando il cliente ha scritto il suo;
• la quantità nell'unità in cui vendi (confezioni, matasse, colli), con la conversione già fatta;
• prezzo e sconto nel formato che il gestionale si aspetta, se li importi invece di farli ricalcolare a lui;
• il riferimento dell'ordine del cliente e la data, per ritrovarlo e per accorgersi di un ordine arrivato due volte;
• per i file di testo: il separatore, i decimali con la virgola o con il punto, la codifica dei caratteri (per esempio UTF-8 o Windows-1252) e il fine riga.

Ecco come può essere una riga d'ordine in un CSV per l'importazione, con il punto e virgola come separatore e i decimali con la virgola:

codice_cliente;riferimento;data;codice_articolo;quantita;um;prezzo;scontoC00412;ODA 118;20/10/2026;FS17-15-BL;2;MAT;38,00;20+5

Basta un dato sbagliato perché il gestionale scarti la riga oppure, peggio, la importi con l'articolo o la quantità sbagliati.

Quali sono i modi per arrivarci?

A mano

Qualcuno legge il PDF e ricopia le righe nel gestionale. Non serve niente di nuovo, ma ogni riga è lavoro, e gli errori (un codice simile, una confezione presa per un pezzo) si scoprono spesso alla consegna.

Con le colonne abbinate una volta per ogni modello di documento

Se un cliente manda sempre lo stesso Excel, si può preparare una volta la corrispondenza fra le sue colonne e quelle del file per il gestionale. Funziona bene con pochi clienti molto regolari. Non regge con i PDF, le foto e le email scritte ogni volta in modo diverso, né con i codici che cambiano da cliente a cliente.

Con un programma che legge e abbina

Un programma legge il documento, riconosce il cliente e le righe, cerca ogni articolo tra i tuoi e scrive il file nel formato del gestionale, nella cartella da cui lo importi. Ma nessuna lettura è perfetta, soprattutto con le scansioni storte e gli ordini scritti in fretta. Per questo, prima di importare l'ordine nel gestionale, serve sempre un controllo.

Dove si inserisce Xatumia?

Xatumia segue la terza strada, con il controllo di una persona. Propone gli abbinamenti ai tuoi articoli e, sulle righe dubbie, mostra le alternative e il motivo. Tu confronti i dati con il documento e approvi l'ordine. Solo dopo l'approvazione Xatumia prepara il file o avvia l'invio diretto configurato.

Xatumia offre formati specifici per Danea Easyfatt, Zucchetti Gestionale 1, Passepartout Mexal, Odoo, SAP Business One, Arca Evolution e Zucchetti Ad Hoc Revolution, oltre agli ordini elettronici UBL (Peppol). Per Business Central online puoi configurare l'invio diretto; il file JSON che Xatumia prepara serve a un collegamento tecnico fatto dal partner: non si importa a mano. Per TeamSystem e altri gestionali puoi configurare un CSV o Excel se il tracciato richiesto è compatibile. Per i formati da file, verifica l’importazione con l’ordine di prova della configurazione. La prova non viene inviata ai gestionali collegati direttamente: controlla invece nel gestionale il primo ordine reale approvato. Nel programma Xatumia salva il file nella cartella per il gestionale; dal browser lo scarichi.

Gestionali compatibili

I nomi dei programmi citati sono marchi dei rispettivi titolari. Li usiamo solo per indicare con quali programmi è compatibile Xatumia, che non ha accordi con loro né la loro approvazione.