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Ordini alimentari e Horeca arrivati per email, PDF ed Excel.

Colli o pezzi, peso variabile, fresco o surgelato, «il solito»: Xatumia legge gli ordini di ristoranti, mense e negozi che arrivano come file, e chiede conferma dove una quantità può voler dire due cose.

Il lavoro di oggi

Come arrivano gli ordini.

Gli ordini che arrivano già in formato elettronico entrano nel gestionale da soli. Xatumia serve per quelli di ristoranti, mense, catering e negozi che arrivano per email, in PDF, in Excel o come foto.

Il punto delicato sono le quantità: colli, pezzi e chili si mescolano, e alcuni prodotti si ordinano a pezzo e si pagano a peso.

Quali ordini puoi caricare: Xatumia legge email salvate, PDF, Excel e foto. Non trascrive telefonate o messaggi vocali e non legge le chat. Per una richiesta ricevuta a voce usa Nuovo ordine manuale: scegli il cliente e inserisci le righe. Puoi invece salvare sul computer la foto di una lista ricevuta su WhatsApp, in JPG o PNG, e caricarla in Xatumia: apri Ordini e trascinala nel riquadro tratteggiato in alto, oppure premi Aggiungi file.

Qualche numero

  • 3.400imprese circa nella distribuzione Horeca, per 15,3 miliardi di euro nel 2024; solo il 4% degli acquisti passa da negozi online o consegne a domicilio.Fonte: Italgrob e AFDB, rapporto strategico 2025 (PDF).
  • 39.412imprese all'ingrosso di prodotti alimentari, bevande e tabacco in Italia, con 212.750 addetti, nel 2023.Fonte: ISTAT, imprese attive e addetti (Asia), codice ATECO 46.3.

Esempio

Un esempio di ordine e delle righe da controllare.

L'esempio è scritto come scrivono i clienti, con la parte dubbia evidenziata. Accanto vedi come Xatumia abbina ogni riga a un catalogo di esempio e lo stato di ogni riga.

Nell'email del cliente

Email di un ristorante, senza allegatiBuonasera, ordine per giovedì mattina entro le 10, entrata dal retro:passata 3/1 2 ct - olio evo latta 5 lt 4petto di pollo 5 kgcotto intero 1mozzarella filone x pizza 10 kg - burrata 125 g 12 pzgrazie, a giovedì

In Xatumia

  1. Esatta Nell'ordinepassata 3/1 2 ct Il tuo articoloPASSATA DI POMODORO 3/1 - LATTA 2,5 KG (CT. 6)Codice 70310 Quantità12 latte

    2 cartoni da 6 latte, con la regola scritta per questo articolo.

  2. Da confermare Nell'ordineolio evo latta 5 lt 4 Il tuo articoloOLIO EXTRAVERGINE DI OLIVA - LATTA 5 L (CT. 4 LATTE, FATT. A LITRI)Codice 70455 Quantità20 l (4 latte)

    «4» di cosa? 4 latte (20 litri, un cartone) o 4 cartoni (80 litri). Xatumia propone 4 latte e ti chiede conferma.

  3. Da confermare Nell'ordinepetto di pollo 5 kg Il tuo articoloPETTO DI POLLO S/V CL. A - FRESCOCodice 71230 Quantità5 kg

    Fresco o congelato? Sono due articoli diversi e il cliente non lo scrive.

  4. Esatta Nell'ordinecotto intero 1 Il tuo articoloPROSCIUTTO COTTO INTERO S/V - PESO VARIABILE CA. 7,7 KGCodice 72018 Quantità1 pz (circa 7,7 kg)

    Peso variabile: si ordina a pezzo e si fattura a peso.

  5. Esatta Nell'ordinemozzarella filone x pizza 10 kg Il tuo articoloMOZZARELLA FILONE PER PIZZA 1 KGCodice 73104 Quantità10 kg (10 filoni)
  6. Non trovata Nell'ordineburrata 125 g 12 pz Il tuo articoloNessun articolo Quantità12 pz

    Nessuna burrata tra gli articoli: lascia la riga da controllare, fai aggiornare il catalogo e scegli poi l'articolo sulla stessa riga. Escludila solo se non deve essere fornita.

Esempio: le descrizioni vengono da listini pubblici di un distributore, senza marche. Cliente, codici e articoli sono di esempio.

Regole del settore

Quello che Xatumia sa già.

Le regole del settore sono un punto di partenza: sigle, unità e casi che si confondono. Le completi con le regole della tua azienda e dei tuoi clienti.

  • «3» può voler dire 3 colli o 3 pezzi: con quantità piccole su articoli venduti a collo, la riga resta da confermare.
  • Peso variabile: formaggi, salumi e carni si ordinano a pezzo e si fatturano a peso.
  • Fresco, congelato e surgelato sono articoli diversi: se il cliente non lo scrive, la riga resta da confermare.
  • Xatumia legge «il solito» e «come la settimana scorsa» con gli ordini passati del cliente, e la riga resta sempre da confermare.
  • Formato e confezione fanno parte dell'articolo: latta 3/1, bottiglia da 0,5 litri in PET o da 1 litro in vetro.
  • I pezzi non diventano colli senza una regola scritta per quell'articolo.

E il gestionale?

Nella distribuzione alimentare sono diffusi i gestionali di TeamSystem e Zucchetti, spesso in versioni per la distribuzione. Xatumia ha formati pronti per alcuni gestionali e, per gli altri, un file CSV o Excel con le colonne che scegli. Per TeamSystem il partner deve verificare il tracciato e predisporre l'importazione. Prima degli ordini veri, fai l'ordine di prova della configurazione guidata.

Gestionali compatibili

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