Sicurezza e privacy
Dove stanno i tuoi dati e chi li vede.
Gli ordini contengono i nomi dei tuoi clienti, i loro indirizzi e i tuoi prezzi. Qui trovi dove li teniamo, chi li tratta, per quanto tempo e come li proteggiamo.
In breve
Server in Unione europea
Ordini e documenti stanno sui nostri server in Unione europea, in un centro dati a Gravelines, in Francia.
Dati separati per azienda
Ogni azienda accede ai propri dati. Le prove automatiche verificano anche che un account non possa consultare o modificare i dati di un'altra azienda.
Documenti fuori dalla parte pubblica
I documenti caricati si conservano fuori dalla parte pubblica del server e si aprono solo dal programma o dall'area riservata, dopo l'accesso.
Nessun addestramento
I servizi di intelligenza artificiale che usiamo, nella versione per le aziende, per contratto non usano i dati ricevuti per addestrarsi. Noi non addestriamo nulla con i tuoi documenti.
Nessun ordine senza una persona
Xatumia propone, l'operatore controlla e approva. Il programma non inventa codici e non manda nulla al gestionale da solo.
Registro delle attività
Xatumia registra chi approva un ordine, cambia una regola, entra nel programma o attiva un computer, con il giorno, l'ora e da dove. Il registro non contiene i documenti.
Accessi e password
Ogni operatore ha il suo nome utente e la sua password. Non conserviamo le password in chiaro: salviamo un'impronta che permette di verificarle quando accedi.
Computer attivati uno per uno
Per attivare un computer, crei un codice nell'area riservata: devi usarlo entro 24 ore e puoi usarlo una sola volta. Puoi disattivare il computer dall'area riservata quando vuoi. I dati tra programma, sito e server viaggiano cifrati.
Originali cancellati dopo 90 giorni
PDF, foto, fogli Excel ed email caricati si cancellano da soli 90 giorni dopo il caricamento. I dati di lavoro restano disponibili fino a 90 giorni dopo la fine dell'abbonamento o della prova. I tempi per gli altri dati sono indicati qui sotto.
Intelligenza artificiale
Chi legge i documenti.
Per leggere un ordine usiamo i servizi di intelligenza artificiale di due fornitori con sede negli Stati Uniti, Anthropic e OpenAI. Il trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti avviene con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.
Usiamo i loro servizi per le aziende, che per contratto non usano i dati ricevuti per addestrare la loro intelligenza artificiale.
Cosa mandiamo e cosa no
- Il testo o l'immagine del documento da leggere.
- Solo i tuoi articoli che possono corrispondere a una riga dubbia.
- Le istruzioni che hai scritto per l'azienda o per quel cliente.
- Qualche ordine già approvato dello stesso cliente, come esempio.
Ai fornitori AI non mandiamo l'elenco intero degli articoli né dati di altre aziende. Nei registri tecnici delle letture salviamo dati come la durata e l'esito, senza il contenuto dei documenti.
Conservazione
Per quanto tempo teniamo i dati.
Dalla pagina Dati e privacy dell'area riservata puoi scaricare uno ZIP di file CSV: ordini, righe, clienti, articoli, abbinamenti ricordati e regole. Lo ZIP non comprende i documenti originali né i file preparati per il gestionale.
| Che cosa | Per quanto |
|---|---|
| PDF, foto, fogli Excel ed email caricati | 90 giorni dal caricamento, poi si cancellano da soli |
| File preparati per il gestionale | 90 giorni dalla creazione |
| Ordini approvati, righe lette, articoli, clienti e regole | finché hai l'abbonamento |
| Registri tecnici, senza contenuti dei documenti | fino a 365 giorni |
| Copie di sicurezza del server | al massimo 30 giorni, poi eliminate |
| Dati di lavoro dopo la fine dell'abbonamento o della prova | cancellati dopo 90 giorni; restano i dati soggetti a obblighi di conservazione, come fatture, pagamenti e accettazioni dei contratti |
Conservazione dei dati del servizio
PDF, foto, fogli Excel ed email caricati
- Per quanto
- 90 giorni dal caricamento, poi si cancellano da soli
File preparati per il gestionale
- Per quanto
- 90 giorni dalla creazione
Ordini approvati, righe lette, articoli, clienti e regole
- Per quanto
- finché hai l'abbonamento
Registri tecnici, senza contenuti dei documenti
- Per quanto
- fino a 365 giorni
Copie di sicurezza del server
- Per quanto
- al massimo 30 giorni, poi eliminate
Dati di lavoro dopo la fine dell'abbonamento o della prova
- Per quanto
- cancellati dopo 90 giorni; restano i dati soggetti a obblighi di conservazione, come fatture, pagamenti e accettazioni dei contratti
GDPR
Tu sei il titolare del trattamento, noi il responsabile.
Per i dati contenuti nei tuoi ordini tu sei il titolare del trattamento e noi siamo il responsabile, come prevede l'articolo 28 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati. L'accordo sul trattamento, con l'elenco dei fornitori che coinvolgiamo, è allegato al contratto di licenza e si accetta al primo accesso, prima di iniziare la prova.
Il programma sul computer
Xatumia elabora i file che carichi e i dati che inserisci: non legge la tua casella email, non ti chiede la password della posta e non permette a nessuno di entrare nel tuo computer.
Sul computer restano copie dei dati che hai già aperto e i file messi in attesa mentre manca internet: Xatumia li invia quando torna la connessione e un operatore entra nel programma. Il codice che riconosce il computer è custodito da Windows o da macOS; Xatumia salva i file per il gestionale nella cartella che scegli.
Il programma per Mac è firmato e verificato da Apple. Anche il programma per Windows è firmato digitalmente. Le prime volte Windows può comunque mostrare l'avviso «Windows ha protetto il PC» perché Xatumia è nuovo. Nella guida per installare su Windows spieghiamo come riconoscere il file originale e come andare avanti.
Il programma si aggiorna da solo: quando c'è una versione nuova ti avvisa, e scegli tu se riavviarlo subito o più tardi.
Domande sui dati
Hai domande sulla sicurezza?
Ti rispondiamo per email, anche sulle domande del consulente privacy della tua azienda.