Contratto di licenza d'uso di Xatumia

Parti e premesse

Il presente contratto è concluso tra:

1. KVA di Andreas Zanin, impresa individuale con sede in Salita al Castello 1, 15019 Strevi (AL), partita IVA 01199720077, iscritta al REA con il numero AL-266378, PEC [email protected], email [email protected], in persona del titolare Andreas Zanin (di seguito «KVA»)
2. ________________________, con sede in ________________________, partita IVA ________________________, in persona di ________________________ (________________________), munito dei poteri necessari (di seguito «il Cliente»)

Premesse

1. KVA ha sviluppato e fornisce Xatumia, un servizio con un programma per Windows e macOS che legge documenti d'ordine in PDF, immagini, fogli Excel ed email, cerca gli articoli nel catalogo caricato dal Cliente e segnala le righe da controllare. Dopo l'approvazione di un operatore prepara i file per il gestionale di destinazione, secondo il formato configurato; sono disponibili anche gli invii diretti descritti all'articolo 4.
2. Il Cliente è un'impresa o un professionista che riceve o gestisce ordini nell'esercizio della propria attività e intende usare il Servizio a tale scopo, alle condizioni che seguono.
3. Il Cliente sa che la lettura automatica dei documenti può contenere errori e che ogni ordine va controllato e approvato da un suo operatore prima di essere esportato, come previsto dall'articolo 5.
4. Le condizioni economiche sono quelle dell'Offerta riportata nell'Allegato A.

Tutto ciò premesso, le parti convengono quanto segue.

Art. 1 Definizioni

Nel presente contratto i termini con l'iniziale maiuscola hanno il significato che segue.

Servizio: il servizio Xatumia che KVA fornisce tramite i sistemi informatici e i fornitori previsti dal presente contratto: lettura dei Documenti, riconoscimento del cliente che ha emesso l'Ordine, abbinamento delle righe al Catalogo, controlli, preparazione dei file per il gestionale e Area riservata.

Programma: il programma Xatumia per Windows e macOS che il Cliente installa sulle Postazioni e che usa il Servizio attraverso internet, con la relativa Documentazione e i suoi aggiornamenti.

Area riservata: la parte riservata del sito https://xatumia.com, in cui il Cliente accede con le proprie credenziali per gestire abbonamento, Postazioni, accessi dal browser, Operatori, Regole, dati e documenti contrattuali.

Documento: ogni file che il Cliente carica nel Servizio perché venga letto: PDF con testo o scansionati, immagini PNG o JPG, fogli Excel o file CSV, email salvate in formato .eml o .msg.

Ordine: l'ordine d'acquisto che il Cliente riceve o gestisce nell'esercizio della propria attività, come il Servizio lo legge da un Documento, con testata e righe.

Ordine conteggiato: l'unità con cui si misura l'uso del Servizio, calcolata all'approvazione di ciascun Ordine secondo l'articolo 9.

Catalogo: gli articoli, i listini, l'anagrafica dei clienti e le altre tabelle che il Cliente carica nel Servizio per l'abbinamento.

Regole: le scelte e le impostazioni del Cliente che guidano l'abbinamento: abbinamenti memorizzati per cliente, sinonimi, unità di misura e confezioni, regole sui prezzi, sostituzioni e istruzioni scritte.

Postazione: ciascun computer del Cliente su cui il Programma è stato attivato con un codice di attivazione.

Accesso dal browser: l'uso del Servizio dall'Area riservata con un browser, senza il Programma, per caricare un Documento, controllare e approvare l'Ordine e scaricare l'Export. Ogni accesso dal browser è personale.

Posto: ciascuna Postazione e ciascun accesso dal browser compresi nel Piano o acquistati in più.

Operatore: la persona autorizzata dal Cliente a usare il Programma con un'utenza personale.

Export: il file che il Servizio prepara dopo l'approvazione di un Ordine per il gestionale di destinazione indicato dal Cliente.

Piano: l'insieme di canone, Ordini conteggiati inclusi ogni mese e posti compresi (accessi dal browser e Postazioni) indicato nell'Offerta.

Periodo: la durata di ciascun periodo di abbonamento pagato in anticipo, trimestrale o annuale.

Pacchetto di Ordini: un numero di Ordini conteggiati pagato in anticipo e acquistato dall'Area riservata, da usare oltre gli Ordini conteggiati inclusi nel Piano secondo l'articolo 9.

Offerta: le condizioni economiche che KVA mostra al Cliente nell'Area riservata al momento dell'accettazione, riportate nell'Allegato A.

Prova: il periodo di prova gratuita dell'articolo 7.

Fornitori di intelligenza artificiale: i soggetti indicati all'articolo 6, i cui modelli il Servizio usa per leggere i Documenti e per scegliere fra gli articoli candidati.

Dati del Cliente: i Documenti, gli Ordini, il Catalogo, le Regole, gli Export e ogni altro dato che il Cliente o i suoi Operatori inseriscono nel Servizio, compresi i dati personali che contengono.

Documentazione: le guide, le istruzioni e le risposte alle domande frequenti pubblicate da KVA sul sito https://xatumia.com e nell'Area riservata.

Art. 2 Dichiarazioni del Cliente

Il Cliente dichiara di concludere il presente contratto nell'esercizio della propria attività d'impresa o professionale e prende atto che non si applicano le norme a tutela dei consumatori del D.Lgs. 6 settembre 2005, n. 206 (Codice del consumo).

Il Cliente dichiara che chi accetta il contratto per suo conto ha i poteri necessari e che i dati comunicati nella richiesta di prova e nell'Area riservata sono esatti e aggiornati, e si impegna a comunicare ogni variazione.

Il Cliente dichiara di aver letto la Documentazione e di aver potuto valutare il Servizio, anche con la Prova, rispetto alle proprie esigenze.

Art. 3 Oggetto del contratto

Con il presente contratto KVA fornisce al Cliente il Servizio in abbonamento e gli concede una licenza d'uso del Programma non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile, per la durata del contratto e per il numero di Postazioni previsto dal Piano e dai posti in più.

Il Cliente acquista un diritto d'uso: il Programma, il Servizio e i loro codici sorgente restano di proprietà esclusiva di KVA. Gli Operatori del Cliente possono essere quanti servono, nel limite delle Postazioni attive.

Il Servizio non comprende il collegamento diretto al database del gestionale del Cliente, la lettura automatica delle caselle di posta, la lettura di messaggi vocali o di chat, né servizi non descritti nella Documentazione o nell'Offerta. L'importazione degli Export nel gestionale resta un'operazione del Cliente, svolta con le funzioni del gestionale, salvo gli invii diretti a Microsoft Dynamics 365 Business Central e Fatture in Cloud dell'articolo 4, se il Cliente li attiva.

Art. 4 Come funziona il Servizio

Il Cliente carica i Documenti con il Programma, trascinandoli nella sua finestra o salvandoli in una cartella che il Programma controlla, oppure attraverso l'accesso dal browser. Il Servizio legge ciascun Documento, cerca il cliente che ha emesso l'Ordine e gli articoli del Catalogo corrispondenti alle righe. Le righe possono risultare esatte, da confermare, non trovate o escluse; gli avvisi indicano i dati da controllare e gli eventuali problemi che impediscono l'approvazione. Prima dell'Export il Servizio controlla prezzi, unità di misura, confezioni, ordini doppi e totali secondo le Regole.

Un Operatore controlla l'Ordine, risolve le righe segnalate e lo approva. Solo dopo l'approvazione il Servizio prepara l'Export nei formati attivati dal Cliente fra quelli dell'Allegato C. Il Programma salva il file nella cartella indicata dal Cliente; dall'accesso dal browser il Cliente lo scarica. Per i formati destinati all'importazione da file, il Cliente lo importa nel gestionale con le funzioni di quest'ultimo. L'Operatore verifica l'esito della preparazione e dell'eventuale invio: l'approvazione dell'Ordine, da sola, non garantisce che queste operazioni siano riuscite.

Con Microsoft Dynamics 365 Business Central il Cliente può attivare, nella sezione Gestionale del Programma, l'invio diretto: dopo l'approvazione il Servizio, oltre a preparare l'Export, crea l'ordine di vendita nel Business Central del Cliente con le interfacce di programmazione di Microsoft, usando le credenziali di un'applicazione che il Cliente registra nel proprio tenant Microsoft Entra e autorizza in Business Central. Prima di creare l'ordine il Servizio verifica che il cliente e gli articoli esistano e che non ci sia già un ordine con lo stesso riferimento; se l'invio non riesce, l'Export resta disponibile e l'Operatore vede il motivo. KVA conserva cifrata la chiave segreta dell'applicazione e la usa per le funzioni del collegamento attivate dal Cliente, compresa l'importazione degli elenchi se configurata. Il Cliente può disattivare l'invio diretto in qualsiasi momento e revocare le credenziali nel proprio tenant; resta responsabile delle autorizzazioni concesse all'applicazione e della verifica degli ordini creati nel proprio gestionale.

Con Fatture in Cloud il Cliente collega il conto dall’Area riservata, sceglie l’azienda autorizzata e attiva il formato nella sezione Gestionale. Dopo l’approvazione di un Ordine reale, il Servizio usa il collegamento autorizzato per creare l’ordine in Fatture in Cloud. Prima dell’invio controlla il cliente nell’anagrafica collegata, le aliquote IVA e l’eventuale presenza di un ordine già inviato da Xatumia con lo stesso riferimento tecnico. Le autorizzazioni del collegamento sono conservate cifrate; il Cliente può scollegare il conto dall’Area riservata e revocare l’autorizzazione in Fatture in Cloud. Il file JSON è un file tecnico, non un file da importare manualmente. L’Operatore controlla l’esito in Xatumia e l’ordine nel gestionale; scollegare il conto non cancella gli ordini già inviati.

Se un Operatore seleziona «Ricorda le mie scelte» quando approva l'Ordine, gli abbinamenti confermati possono essere memorizzati come Regole per il cliente che ha emesso l'Ordine e, dopo conferme ripetute e se non sono in conflitto con altri clienti, possono valere come suggerimenti per gli altri clienti del Cliente. Le Regole e gli abbinamenti di un Cliente non vengono mai usati per servire altri clienti di KVA.

Prima di usare un formato di Export con gli Ordini veri, il Cliente prepara e controlla l'ordine di prova della configurazione guidata. Per i formati destinati all'importazione da file, verifica nel gestionale di destinazione che il file sia importato come si aspetta e poi cancella la prova dal gestionale. Per Business Central e Fatture in Cloud l'ordine di prova prepara soltanto un file tecnico e non viene inviato al gestionale: il Cliente verifica l'invio diretto con il primo Ordine reale approvato. Ripete le verifiche quando cambia il formato o la configurazione del gestionale. L'importazione e l'invio dipendono anche dalla versione e dalla configurazione del gestionale, che KVA non controlla.

Art. 5 Lettura dei documenti, assenza di garanzia e approvazione dell'Operatore

Il Cliente prende atto che la lettura automatica di documenti scritti da terzi, anche con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, può contenere errori od omissioni, in particolare con documenti scansionati, fotografati, scritti a mano, incompleti o ambigui, e che l'abbinamento dipende dalla completezza e dalla correttezza del Catalogo e delle Regole.

KVA non garantisce che la lettura dei Documenti, il riconoscimento del cliente, l'abbinamento delle righe e i controlli siano completi e privi di errori. Il Servizio segnala le righe dubbie e non propone articoli che non siano nel Catalogo, ma l'assenza di segnalazioni non garantisce che una riga sia corretta.

Ogni Ordine deve essere controllato e approvato da un Operatore prima dell'Export: il Servizio non prepara alcun Export senza approvazione. Con l'approvazione il Cliente fa proprio il contenuto dell'Ordine e risponde degli Ordini approvati, degli Export, di quanto importa nel proprio gestionale e dei rapporti con i propri clienti, compresi prezzi, quantità e consegne.

Le stime mostrate dal Servizio, come le ore di lavoro risparmiate, sono indicative e non costituiscono impegni di risultato.

Art. 6 Fornitori di intelligenza artificiale e trasferimento dei dati

Per leggere i Documenti e per scegliere fra gli articoli candidati il Servizio usa i modelli di intelligenza artificiale di Anthropic PBC e di OpenAI, che hanno sede negli Stati Uniti d'America, attraverso i servizi che questi offrono alle aziende (API). KVA può sostituire o aggiungere fornitori secondo l'articolo 18 e l'Allegato B.

Ai Fornitori di intelligenza artificiale il Servizio trasmette soltanto quanto serve alla singola lettura: il testo o l'immagine del Documento, le righe del Catalogo candidate per l'abbinamento, le istruzioni scritte dal Cliente e, per lo stesso cliente, alcuni ordini già approvati come esempio. Non trasmette mai il Catalogo intero né dati di altri clienti di KVA.

Il trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021, che fanno parte dei contratti di KVA con i Fornitori di intelligenza artificiale. Secondo tali contratti i Fornitori non usano i dati ricevuti attraverso le API per addestrare i propri modelli; KVA non usa i Dati del Cliente per addestrare alcun modello.

I Fornitori di intelligenza artificiale possono conservare i dati ricevuti per un periodo limitato, previsto dai loro termini, per finalità di sicurezza e di prevenzione degli abusi. Dei passaggi verso i Fornitori il Servizio registra solo dati tecnici, come data, durata ed esito, mai il contenuto dei Documenti.

Art. 7 Prova gratuita

Su richiesta dal sito, la Prova gratuita di 30 giorni, che comprende fino a 100 Ordini conteggiati, si attiva automaticamente quando la partita IVA è valida, l'indirizzo email non è di un servizio di posta temporanea e l'azienda non ha già avuto una Prova, senza chiedere mezzi di pagamento. La Prova comprende gli stessi posti dei Piani: un accesso dal browser e tre Postazioni. Ogni azienda può avere una sola Prova. Se i dati non risultano in regola, KVA verifica la richiesta e può rifiutarla senza obbligo di motivazione.

Durante la Prova il Servizio è fornito alle condizioni del presente contratto, in quanto compatibili, senza corrispettivo e senza la garanzia dell'articolo 21.

Alla scadenza della Prova, o quando gli Ordini conteggiati raggiungono il limite, il Servizio non approva nuovi Ordini finché il Cliente non sottoscrive l'abbonamento. Se il Cliente non lo sottoscrive, i Dati del Cliente restano esportabili dall'Area riservata e vengono cancellati novanta giorni dopo la scadenza della Prova, secondo l'articolo 19.

Art. 8 Attivazione, Postazioni e Operatori

All'attivazione della Prova KVA invia all'indirizzo email dell'amministratore dell'account le credenziali dell'Area riservata e le istruzioni per scaricare il Programma. Il Cliente installa e configura il Programma da solo, con la procedura guidata e la Documentazione.

Ogni Postazione si attiva con un codice di attivazione generato nell'Area riservata: il codice è di otto caratteri e vale per ventiquattro ore e per una sola attivazione. All'attivazione e a ogni avvio il Programma comunica al Servizio un identificativo tecnico del computer, che serve soltanto a riconoscere la Postazione. Una Postazione si disattiva dall'Area riservata in qualsiasi momento, e il suo posto si libera.

Il Piano comprende un accesso dal browser per l'amministratore dell'account; altri accessi dal browser, per altre persone, si acquistano come posti in più. Gli Ordini conteggiati del mese sono gli stessi per il Programma e per gli accessi dal browser. Le Postazioni e gli accessi dal browser attivi non possono superare i posti compresi nel Piano più quelli acquistati in più; ogni accesso dal browser è di una sola persona e non si condivide. Gli Operatori, senza limite di numero, sono creati dal Cliente nell'Area riservata, ciascuno con un'utenza personale e non cedibile. Il Cliente risponde delle attività svolte con le credenziali dei propri utenti e Operatori.

Art. 9 Ordini conteggiati, Ordini inclusi e Pacchetti di Ordini

Ciascun Ordine approvato vale un Ordine conteggiato fino a cinquanta righe, più un Ordine conteggiato per ogni ulteriore gruppo di cinquanta righe o frazione: per esempio un Ordine di 120 righe vale tre Ordini conteggiati. Il conteggio avviene all'approvazione; gli Ordini scartati o non approvati non si contano.

Il Piano comprende un numero di Ordini conteggiati per ogni periodo mensile dalla decorrenza dell'abbonamento. La quota si rinnova nello stesso giorno e alla stessa ora di ogni mese, nel fuso indicato nell'Area riservata, anche se il canone si paga ogni tre mesi o ogni anno. Se un mese non ha il giorno originario, il rinnovo avviene nell'ultimo giorno di quel mese; nei mesi successivi torna a valere il giorno originario. La data e l'ora del prossimo rinnovo della quota sono indicate nell'Area riservata. Gli Ordini inclusi non usati non si sommano ai periodi successivi. Gli eventuali Ordini aggiuntivi concessi da KVA per il solo periodo in corso scadono al suo termine e sono distinti dai Pacchetti acquistati. Il Servizio avvisa l'amministratore dell'account per email quando viene usato l'80% e il 100% degli Ordini compresi nella quota del periodo.

Per gli Ordini oltre quelli inclusi nel mese il Cliente può acquistare dall'Area riservata Pacchetti di Ordini, al prezzo indicato nell'Offerta, oppure passare a un Piano superiore, quando esiste. Gli Ordini dei Pacchetti si usano solo dopo quelli inclusi nel mese, non si usano durante la Prova e restano disponibili finché l'abbonamento è attivo. KVA non addebita mai in automatico gli Ordini oltre gli inclusi.

Quando sono finiti sia gli Ordini inclusi nel periodo sia quelli dei Pacchetti, l'approvazione di nuovi Ordini resta sospesa fino al rinnovo della quota, all'acquisto di un Pacchetto di Ordini o al passaggio a un Piano superiore. L'esaurimento degli Ordini non impedisce il caricamento dei Documenti né il controllo degli Ordini già letti. L'Area riservata mostra gli Ordini conteggiati nel periodo, la data del rinnovo della quota e gli Ordini dei Pacchetti ancora disponibili.

Se l'abbonamento cessa senza rinnovo, gli Ordini dei Pacchetti non usati restano validi per trenta giorni, e tornano utilizzabili se in quel tempo il Cliente riattiva l'abbonamento; poi decadono. Nei casi in cui il contratto prevede il rimborso della parte di canone non goduta, KVA rimborsa anche il prezzo degli Ordini dei Pacchetti non usati.

I posti in più, per una Postazione o per un accesso dal browser, si acquistano dall'Area riservata o su richiesta a KVA, con lo stesso Periodo dell'abbonamento, al prezzo indicato nell'Offerta.

Art. 10 Durata, rinnovo automatico e disdetta

Il contratto decorre dall'accettazione online. L'abbonamento ha la durata del Periodo scelto dal Cliente, trimestrale o annuale, dalla data di attivazione indicata nell'Area riservata, e alla scadenza si rinnova automaticamente per un Periodo di uguale durata, salvo disdetta.

Almeno trenta giorni prima di ogni scadenza KVA invia all'indirizzo email dell'amministratore dell'account un promemoria con la data del rinnovo, il canone del Periodo successivo e le eventuali variazioni dell'articolo 12.

Il Cliente può disdire in qualsiasi momento, fino al giorno precedente la scadenza, con il comando di disdetta dell'Area riservata o con comunicazione via PEC all'indirizzo di KVA. La disdetta ha effetto alla scadenza del Periodo in corso: fino ad allora il Servizio resta attivo e il canone già pagato non viene rimborsato, salvo i casi previsti dagli articoli 12, 18, 21, 26 e 27.

Il Cliente può chiedere un Piano diverso dall'Area riservata o scrivendo a KVA. Il passaggio a un Piano con più Ordini conteggiati inclusi, senza cambiare Periodo, ha effetto subito, con il conguaglio del canone per il Periodo in corso. Gli altri cambi hanno effetto dal Periodo successivo, salvo diverso accordo.

Art. 11 Canone, pagamento e fatturazione

Per ogni Periodo il Cliente paga in anticipo il canone del Piano indicato nell'Offerta, insieme agli eventuali posti in più; i Pacchetti di Ordini dell'articolo 9 si pagano in anticipo, al momento dell'acquisto.

Il pagamento avviene con carta di pagamento o con addebito diretto SEPA attraverso il servizio di pagamento Stripe; per il Periodo annuale anche con bonifico bancario, sulla fattura che KVA invia con le coordinate. Con la carta o con l'addebito SEPA il canone dei Periodi successivi viene addebitato automaticamente al rinnovo.

KVA emette fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio ai dati indicati dal Cliente nell'Area riservata. Operazione senza applicazione dell'IVA ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 (regime forfettario). L'imposta di bollo, quando dovuta, è addebitata in fattura. L'operazione non è soggetta a ritenuta d'acconto.

L'abbonamento si attiva, e dopo il rinnovo resta attivo, con la conferma del pagamento.

Art. 12 Variazioni del canone, del Servizio e del contratto

KVA può modificare il canone, i prezzi dei Pacchetti di Ordini e dei posti in più e le presenti condizioni con effetto dal rinnovo successivo, comunicandolo con il promemoria dell'articolo 10, almeno trenta giorni prima della scadenza. Se non accetta le variazioni, il Cliente può disdire entro il giorno precedente la scadenza; in mancanza di disdetta le variazioni valgono dal rinnovo.

Le variazioni imposte da norme di legge o da provvedimenti delle autorità, e quelle necessarie per la sicurezza del Servizio, possono avere effetto prima del rinnovo: KVA le comunica appena possibile e, se peggiorano in modo significativo la posizione del Cliente, il Cliente può recedere con il rimborso della parte di canone già pagata per il periodo non goduto.

KVA aggiorna il Servizio e il Programma nel tempo e può modificarne o sostituirne singole funzioni, senza ridurre in modo sostanziale, per il Periodo in corso, le funzioni descritte nella Documentazione alla data di accettazione.

Ogni nuova versione del contratto ha un numero e una data e si accetta online nell'Area riservata al primo accesso utile.

Art. 13 Ritardi di pagamento e sospensione

Se un pagamento non va a buon fine o non arriva entro la scadenza, KVA invia un sollecito per email. Sono dovuti, senza bisogno di costituzione in mora, gli interessi moratori e il rimborso dei costi di recupero previsti dal D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231.

Trascorsi quindici giorni dal sollecito senza pagamento, KVA può sospendere il Servizio: il Programma e l'accesso agli Ordini dal browser non sono utilizzabili. I Dati del Cliente restano esportabili dall'Area riservata, nella pagina Dati e privacy. Il Servizio riprende con il pagamento.

Trascorsi trenta giorni dal sollecito senza pagamento, KVA può risolvere il contratto secondo l'articolo 26.

Art. 14 Programma, requisiti tecnici e aggiornamenti

Il Programma funziona su Microsoft Windows 10 o 11 a 64 bit e su Apple macOS 13 o successivo, con processore Apple o Intel, e richiede una connessione a internet, perché lettura e abbinamento richiedono i servizi online utilizzati da KVA, descritti nell’Accordo sul trattamento dei dati. Senza connessione il Programma mostra l'ultimo stato in sola lettura e non permette operazioni. I requisiti aggiornati sono nell'Allegato C e nella Documentazione.

Il Programma per macOS è firmato e verificato (notarizzato) da Apple. Il Programma per Windows è firmato digitalmente. Le prime volte Windows può comunque mostrare l'avviso SmartScreen perché il Programma è nuovo; la Documentazione descrive i passaggi per procedere. Il Cliente scarica il Programma soltanto dall'Area riservata o dai link dell'email con il codice di attivazione inviata dall'Area riservata.

Il Programma si aggiorna da solo: quando è disponibile una versione nuova la scarica e chiede all'Operatore di riavviarlo. KVA può indicare una versione come obbligatoria quando serve alla sicurezza o al funzionamento del Servizio; in tal caso le versioni precedenti possono smettere di funzionare. L'assistenza riguarda la versione più recente.

L'installazione è a cura del Cliente, che si assicura di avere i diritti necessari sui computer delle Postazioni.

Art. 15 Disponibilità del Servizio e manutenzione

KVA fornisce il Servizio con diligenza professionale e si impegna a mantenerlo disponibile, ma non garantisce che funzioni senza interruzioni né senza errori. Il Servizio può essere sospeso per manutenzione, programmata quando possibile fuori dall'orario di lavoro e comunicata in anticipo per email o nel Programma, o per interventi urgenti di sicurezza.

Il Servizio dipende anche da fornitori esterni, come il fornitore dell'hosting, i Fornitori di intelligenza artificiale e le reti di comunicazione. Se un Fornitore di intelligenza artificiale non è disponibile, i Documenti restano in coda e la lettura riprende in automatico; se non è possibile leggerli, il Documento è segnalato con un errore e il Cliente può caricarlo di nuovo.

Il presente contratto non prevede livelli di servizio garantiti né penali per l'indisponibilità; restano salvi i rimedi dell'articolo 21.

Art. 16 Assistenza

KVA presta assistenza al Cliente dalla pagina Supporto del sito, via WhatsApp al recapito indicato in quella pagina o per email a [email protected], per i malfunzionamenti del Servizio e del Programma e per le domande sul loro uso che non trovano risposta nella Documentazione. KVA risponde alle richieste di assistenza entro due giorni lavorativi (dal lunedì al venerdì, esclusi i festivi nazionali).

Salvo diverso accordo o Offerta, l'assistenza non comprende: la configurazione dell'importazione nel gestionale del Cliente o il lavoro del suo rivenditore, la formazione in sede o a distanza, gli interventi su computer, sistemi operativi, reti o altri programmi del Cliente, la preparazione del Catalogo. KVA non accede ai computer del Cliente e non chiede le password della sua posta.

La configurazione del Servizio (importazione di Catalogo e clienti, scelta del formato di Export e della cartella) è a cura del Cliente, con la procedura guidata del Programma e la Documentazione.

Art. 17 Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

a) custodire le credenziali dell'Area riservata e degli Operatori e i codici di attivazione, assegnare a ogni Operatore un'utenza personale, disattivare subito le utenze e le Postazioni che non servono più e avvisare KVA di ogni uso non autorizzato;

b) controllare e approvare gli Ordini secondo l'articolo 5 e verificare gli Export e gli eventuali invii diretti nel gestionale di destinazione, con le modalità dell'articolo 4, anche quando usa un formato nuovo o cambia la configurazione del gestionale;

c) mantenere completi e aggiornati il Catalogo, i listini e le Regole;

d) caricare solo Documenti che riguardano ordini ricevuti e i dati necessari a gestirli, senza dati appartenenti alle categorie particolari dell'articolo 9 del Regolamento (UE) 2016/679, senza dati relativi a condanne penali e reati e senza file dannosi;

e) usare il Servizio nel rispetto della legge e dei diritti dei terzi e, come titolare del trattamento, informare i propri clienti e referenti del trattamento dei loro dati, anche attraverso fornitori come KVA, quando la legge lo richiede;

f) non aggirare i limiti del Piano, non accedere al Servizio se non con il Programma e con l'Area riservata e non sovraccaricarlo con accessi automatici;

g) tenere aggiornati e protetti i computer delle Postazioni, con sistema operativo e antivirus aggiornati.

Art. 18 Dati del Cliente e protezione dei dati personali

I Dati del Cliente restano del Cliente. KVA li usa soltanto per fornire il Servizio al Cliente, secondo le sue istruzioni, e non li vende, non li cede e non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente il Cliente è titolare del trattamento e KVA ne è responsabile ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679, alle condizioni dell'Allegato B, che le parti accettano insieme al presente contratto.

Per i dati di contatto, di accesso e di fatturazione del Cliente e dei suoi referenti, e per i dati sull'uso del Servizio (contatori degli ordini e registro delle attività), KVA è titolare del trattamento e li tratta per eseguire il contratto, gestire la fatturazione, proteggere il Servizio e adempiere agli obblighi di legge, secondo l'informativa pubblicata all'indirizzo https://xatumia.com/privacy.

I server del Servizio si trovano nell'Unione europea, in un data center a Gravelines, in Francia. I sub-responsabili sono indicati nell'Allegato B e nell'Area riservata: KVA comunica per email, almeno quindici giorni prima, l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile, e il Cliente che non la accetta può recedere prima che abbia effetto, con il rimborso della parte di canone già pagata per il periodo non goduto.

Art. 19 Conservazione, esportazione e cancellazione dei dati

I Documenti originali sono cancellati automaticamente novanta giorni dopo il caricamento. Gli Export sono cancellati novanta giorni dopo la creazione. Entro quel termine si possono salvare di nuovo dal Programma o scaricare dal browser, purché non siano stati ritirati dopo la riapertura dell'Ordine o la preparazione di una nuova versione. Gli Ordini approvati, le righe lette, il Catalogo e le Regole sono conservati per tutta la durata del contratto, perché servono allo storico e all'abbinamento.

Il registro delle attività e i log tecnici, che non contengono il contenuto dei Documenti, sono conservati fino a trecentosessantacinque giorni.

Il Cliente può scaricare in qualsiasi momento dall'Area riservata una copia dei propri dati in formato aperto (CSV) e può chiedere la cancellazione del proprio account, che avviene trenta giorni dopo la richiesta. Novanta giorni dopo la cessazione del contratto per qualunque causa, o dopo la scadenza di una Prova non seguita dall'abbonamento, KVA cancella tutti i Dati del Cliente, salvo quelli che deve conservare per legge, come i dati di fatturazione e contabili.

Il Cliente prende atto che i dati cancellati non possono essere recuperati e che conservare proprie copie dei Documenti e degli Export è compito suo.

Art. 20 Misure di sicurezza

KVA adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, descritte nell'Allegato B, tra cui: connessioni cifrate fra Programma, Area riservata e server; password conservate con l'algoritmo argon2id; codici di attivazione e token di accesso al Programma conservati come impronte crittografiche; autorizzazioni dei collegamenti ai gestionali conservate cifrate; separazione dei dati di ciascun cliente verificata con prove automatiche; Documenti conservati fuori dalle cartelle pubbliche del server e consegnati solo dopo il controllo dell'accesso; registro di chi accede, approva e modifica le Regole; accesso del personale di KVA ai Dati del Cliente solo per l'assistenza richiesta dal Cliente o per obblighi di legge.

Le misure riducono i rischi ma non li eliminano del tutto. In caso di violazione dei dati personali KVA informa il Cliente secondo l'Allegato B.

Art. 21 Garanzia sul funzionamento

KVA garantisce che il Servizio e il Programma funzionano in modo sostanzialmente conforme alla Documentazione. La garanzia non riguarda la correttezza della lettura dei singoli Documenti, regolata dall'articolo 5, né l'importazione degli Export nel gestionale del Cliente, che dipende dalla sua versione e dalla sua configurazione.

I difetti di funzionamento vanno segnalati per email entro trenta giorni dalla scoperta, a pena di decadenza, con una descrizione che permetta di riprodurli. KVA li corregge entro un tempo ragionevole; se un difetto impedisce in modo sostanziale l'uso del Servizio e non è corretto entro trenta giorni dalla segnalazione, il Cliente può recedere con il rimborso della parte di canone già pagata per il periodo non goduto, a saldo di ogni pretesa.

La garanzia non copre i problemi dovuti a uso non conforme alla Documentazione, a modifiche del Programma, a computer, sistemi operativi, reti, gestionali o programmi del Cliente, a Documenti illeggibili o danneggiati. Salvo quanto previsto in questo articolo, KVA non presta altre garanzie, espresse o implicite, nei limiti consentiti dalla legge.

Art. 22 Limitazione di responsabilità

Salvi i casi di dolo o colpa grave e gli altri casi in cui la legge non ammette limitazioni, la responsabilità complessiva di KVA verso il Cliente per qualsiasi causa connessa al presente contratto non può superare il canone pagato dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento che ha causato il danno.

KVA non risponde dei danni indiretti, del mancato guadagno, della perdita di clienti o di opportunità, dei danni all'immagine, né dei danni derivanti da Ordini approvati dal Cliente, da Export importati nel gestionale, da errori nel Catalogo o nelle Regole, dalla perdita di dati non imputabile a KVA o dall'indisponibilità di servizi di terzi.

Art. 23 Manleve

Il Cliente tiene indenne KVA da ogni pretesa di terzi, compresi i propri clienti, gli interessati e le autorità, derivante dal contenuto dei Documenti e del Catalogo, dagli Ordini approvati e dalla loro esecuzione, dalla mancanza di informative o di basi giuridiche per i dati personali caricati, dall'uso del Servizio contrario alla legge o al presente contratto, o dalla violazione di diritti di terzi da parte del Cliente o dei suoi Operatori.

Art. 24 Proprietà intellettuale, divieti e restrizioni d'uso

Il Programma, il Servizio, la Documentazione, i profili di settore predisposti da KVA, il nome e il marchio Xatumia sono e restano di titolarità esclusiva di KVA. Restano del Cliente i Dati del Cliente, comprese le Regole che crea.

Al Cliente è vietato: copiare il Programma, se non per installarlo sulle Postazioni; cederlo, noleggiarlo, concederlo in sublicenza o metterlo a disposizione di terzi; usare il Servizio per leggere ordini di aziende diverse dal Cliente o per offrire servizi a terzi, senza il consenso scritto di KVA, salvo il caso di agenzia o rappresentanza descritto nel paragrafo seguente; decompilarlo, disassemblarlo o sottoporlo a ingegneria inversa, salvo quanto consentito dagli articoli 64-ter e 64-quater della legge 22 aprile 1941, n. 633; aggirare le protezioni, i limiti del Piano o i controlli di accesso; rimuovere le indicazioni di titolarità.

Il Cliente che opera come agente o rappresentante può usare un account intestato alla propria attività per gestire gli ordini dei clienti che segue per una singola azienda rappresentata, importando il catalogo di tale azienda e l’elenco dei soli clienti seguiti, e preparando i file da consegnare alla mandante nel formato concordato. Questo uso non comprende spazi separati per più mandanti né sincronizzazione dei loro dati e non autorizza la rivendita del Servizio o un autonomo servizio di inserimento ordini per conto terzi. Restano gli obblighi del Cliente sui dati caricati e trattati secondo gli articoli 17 e 18 e l’Allegato B.

La violazione di questi divieti permette a KVA di risolvere il contratto secondo l'articolo 26, salvo il risarcimento del danno.

Art. 25 Riservatezza

Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni non pubbliche dell'altra di cui viene a conoscenza nell'esecuzione del contratto: in particolare KVA i Dati del Cliente, il Cliente le condizioni economiche riservate e la Documentazione non pubblica. L'obbligo vale per tutta la durata del contratto e per cinque anni dopo la sua cessazione e non riguarda le informazioni pubbliche o quelle che la legge o un'autorità obbligano a comunicare. Per i dati personali prevalgono le regole dell'Allegato B.

Art. 26 Recesso e risoluzione

KVA può risolvere il contratto ai sensi dell'articolo 1456 del codice civile, con comunicazione via PEC, in caso di: mancato pagamento protratto per trenta giorni dal sollecito; violazione dei divieti dell'articolo 24; uso di Postazioni o di accessi dal browser oltre il Piano, accessi condivisi fra più persone o con credenziali di terzi; caricamento di contenuti illeciti o dannosi. La risoluzione non dà diritto al rimborso del canone pagato e lascia dovuti gli importi scaduti.

Il Cliente può disdire secondo l'articolo 10 e recedere nei casi degli articoli 12, 18, 21 e 27, con il rimborso lì previsto.

KVA può recedere dal contratto se cessa di fornire il Servizio, con un preavviso di almeno novanta giorni comunicato per email e via PEC, rimborsando la parte di canone già pagata per il periodo non goduto.

Alla cessazione del contratto per qualunque causa il Servizio non accetta nuovi Documenti; i Dati del Cliente restano esportabili dall'Area riservata e sono cancellati secondo l'articolo 19.

Art. 27 Forza maggiore

Nessuna parte risponde dell'inadempimento causato da eventi imprevedibili ed estranei al suo controllo, come calamità naturali, epidemie, provvedimenti delle autorità, guerre, attacchi informatici su larga scala, guasti generalizzati delle reti o dell'energia elettrica e interruzioni di servizi di terzi non imputabili alla parte. La parte colpita lo comunica appena possibile. Se l'impedimento dura più di sessanta giorni, ciascuna parte può recedere e il Cliente ha diritto al rimborso della parte di canone già pagata per il periodo non goduto.

Art. 28 Comunicazioni

Le comunicazioni ordinarie, i promemoria e gli avvisi avvengono per email: per KVA all'indirizzo [email protected], per il Cliente all'indirizzo email dell'amministratore dell'account indicato nell'Area riservata. La disdetta si comunica con il comando dell'Area riservata o via PEC; le contestazioni, la risoluzione e il recesso via PEC, per KVA all'indirizzo [email protected] e per il Cliente all'indirizzo PEC indicato nell'Area riservata. Ciascuna parte comunica subito le variazioni dei propri recapiti.

Art. 29 Cessione del contratto

Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di KVA, salvo il caso di cessione o conferimento dell'azienda o del ramo d'azienda che usa il Servizio, da comunicare a KVA. KVA può cedere il contratto a una società a cui conferisca o ceda la propria attività, dandone comunicazione al Cliente, senza pregiudizio per i diritti di quest'ultimo.

Art. 30 Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Le parti si impegnano a cercare un accordo per ogni controversia entro trenta giorni dalla contestazione scritta. Per ogni controversia relativa al contratto è competente in via esclusiva il foro di Alessandria.

Art. 31 Conclusione del contratto e accettazione online

Il contratto si conclude quando l'amministratore dell'account, o un'altra persona con i poteri necessari, lo accetta nell'Area riservata con due spunte distinte: la prima per il contratto e i suoi allegati, la seconda per l'approvazione specifica delle clausole elencate in fondo, ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile. Il Servizio registra data e ora, indirizzo di rete, programma di navigazione usato e versione del testo accettato.

Una copia del contratto accettato, in PDF, resta disponibile nell'Area riservata. Il testo in vigore è pubblicato all'indirizzo https://xatumia.com/contratto-di-licenza con il numero di versione e la data.

Art. 32 Allegati

Fanno parte del contratto: l'Allegato A, offerta economica e servizi inclusi; l'Allegato B, accordo per il trattamento dei dati personali ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679; l'Allegato C, requisiti tecnici, formati di Export e regole di conservazione.

In caso di contrasto prevalgono, nell'ordine: l'Allegato B per il trattamento dei dati personali, l'Allegato A per le condizioni economiche, poi il presente contratto.