Quanto costa davvero inserire gli ordini a mano? Il conto con i tuoi dati

A ottobre 2026 un distributore di Chiavari cercava una persona per il back office. L'azienda vende prodotti alimentari ad alberghi, ristoranti e bar. L'annuncio descriveva il compito senza giri di parole: «l'inserimento di circa 60 ordini giornalieri su gestionale TeamSystem» e il controllo dei dati di fatturazione. Il posto era a tempo pieno, per 1.300-1.500 euro lordi al mese.

È il lavoro di ogni giorno in molti uffici ordini: aprire l'email, leggere il PDF, cercare i codici, scrivere le righe nel gestionale e controllare. Quanto costa ogni ordine copiato così? Online si trovano cifre da circa 14 a più di 54 dollari a ordine, ma non misurano tutte la stessa cosa. In questo articolo vediamo da dove vengono, perché servono a poco e come calcolare il costo dell'inserimento degli ordini con i tuoi numeri.

Quanto tempo serve per inserire un ordine a mano?

Non abbiamo trovato statistiche italiane pubbliche sul tempo che serve per inserire un ordine. Ci sono però tre riferimenti utili, molto diversi tra loro.

Il primo è l'annuncio di Chiavari. Per legge l'orario normale di lavoro è di 40 ore settimanali: su cinque giorni sono 8 ore al giorno, cioè 480 minuti. Divisi per 60 ordini, fanno 8 minuti a ordine. In quelle 8 ore, però, ci sono anche i controlli sulla fatturazione, quindi per ogni ordine restano meno di 8 minuti.

Il secondo è un caso raccontato da un'azienda informatica italiana che ha fatto il progetto di automazione. Il cliente è un distributore alimentare, di cui non si fa il nome. Riceve 40 ordini al giorno tra email, PDF, WhatsApp e messaggi vocali degli agenti. L'azienda informatica scrive «15-20 minuti» a ordine e anche «cinque-sei ore al giorno» per tutti e 40. Le cifre non sono coerenti tra loro: 40 ordini da 15-20 minuti fanno 10-13 ore, mentre 5-6 ore divise per 40 fanno 7,5-9 minuti a ordine. Prendilo come un esempio, non come una misura.

Il terzo è un esempio di calcolo di un fornitore nordamericano di software, che ipotizza circa 12 minuti a ordine. È un'ipotesi per fare i conti, non una misura.

Questi riferimenti parlano di tempi da meno di 8 a 20 minuti a ordine, ma non sono una misura comune: mescolano un ritmo richiesto in un annuncio, il racconto di un progetto e un'ipotesi di calcolo. Anche nel tuo ufficio il tempo può cambiare molto, per ragioni precise.

• Le righe. Un ordine di 3 righe e uno di 40 non sono lo stesso lavoro.
• I codici. Se il cliente usa i tuoi codici articolo, basta copiarli. Se scrive «cavo 1,5 blu, una matassa», bisogna capire quale articolo intende.
• Il formato. Un Excel ordinato si copia in fretta, una foto di un foglio scritto a mano no.
• Le domande. Ogni dubbio è una telefonata al cliente o all'agente, e l'ordine resta fermo finché non arriva la risposta.

Per questo il numero giusto è il tuo. Prendi 20 ordini di una settimana normale e per ognuno segna poche cose:

Dopo venti ordini hai un tempo medio per ordine e uno per riga. Sai anche quali clienti e quali formati ti fanno perdere più tempo. Questo dato vale molto più di qualsiasi media trovata in rete.

Quanto guadagna chi inserisce gli ordini?

Per lo stipendio i dati sono più solidi. Secondo Talent.com un addetto ordini in Italia guadagna in media 22.554 euro lordi l'anno, cioè 11,57 euro l'ora. Il sito dichiara di basare questa media su 10.000 stipendi. Per un back office commerciale la media sale a 30.000 euro l'anno, cioè 15,38 euro l'ora.

Gli annunci di questi mesi dicono quanto si offre e cosa fa davvero questa persona:

• In provincia di Bolzano un grossista di accessori e ferramenta per porte e finestre offre una RAL, cioè una retribuzione annua lorda, di 28.000-32.000 euro. In cambio chiede «inserimento e gestione degli ordini clienti», ma anche offerte, condizioni commerciali e codifica degli articoli.
• A Rovigo, nel materiale elettrico, la RAL va da 27.775 a 40.000 euro. Il ruolo chiede di «inserire ed elaborare offerte e ordini a sistema» e di consigliare i clienti sui prodotti.

Lo stipendio lordo, però, non dice quanto costa un impiegato all'azienda. A quella cifra si aggiungono i contributi a carico dell'azienda e il TFR. E ogni ora lavorata costa ancora di più, perché ferie e permessi sono ore pagate ma non lavorate. Il valore esatto per il tuo contratto lo conosce il consulente del lavoro. Chiedigli il costo orario pieno di chi inserisce gli ordini.

Come si calcola il costo di un ordine inserito a mano?

Il conto è una moltiplicazione:

costo di un ordine = costo orario pieno ÷ 60 × minuti per ordine

Per fare un esempio con numeri pubblici usiamo la paga oraria lorda di Talent.com, 11,57 euro. È più bassa del costo vero, perché non comprende contributi e TFR, quindi il risultato è per difetto.

Se il tuo ufficio riceve ordini molto diversi tra loro, fai lo stesso conto per riga. Moltiplica il costo al minuto per i minuti che servono a una riga e per le righe del mese. Il risultato è più preciso, perché un ordine da 40 righe pesa molto più di uno da 4.

Quanto costano gli errori di inserimento?

Qui i dati pubblici sono pochi e vanno letti con cautela.

Un fornitore di software cita un tasso d'errore medio dell'1-3% sugli ordini inseriti a mano. Lo attribuisce ad APQC, un ente americano che fa confronti tra aziende. Non indica però la misura originale, e noi non l'abbiamo trovata. Non si può quindi verificare su quali aziende e su quali ordini sia stata fatta.

Nel caso del distributore alimentare raccontato dall'azienda informatica, prima dell'automazione c'erano 2-3 errori a settimana su codici, quantità o prezzi. Ognuno costava in media 200-300 euro tra reso, spedizione sostitutiva e sconto al cliente. Sono numeri di un solo caso, scritti da chi ha venduto il progetto.

Conviene contare i tuoi errori. Per un mese segna ogni nota di credito, ogni reso e ogni spedizione rifatta che nasce da un errore nell'ordine. Per ciascuno annota il trasporto, il tempo del magazzino, lo sconto concesso e le telefonate. Dopo un mese hai il costo vero degli errori, da sommare a quello del tempo.

Perché i costi pubblicati online sono così diversi?

Perché si riferiscono a processi e paesi diversi.

• Un grande produttore americano di gestionali scrive che inserire a mano un ordine di vendita costa tra 24 e 41 dollari. Lo scrive nella pagina di un suo prodotto, senza dire da dove viene la cifra.
• APQC indica tra circa 14 e oltre 54 dollari per gestire un ordine d'acquisto. Riguarda chi compra, non chi riceve l'ordine, quindi è un altro processo.

Sono cifre in dollari, di un'azienda e di un ente americani, con costi del lavoro e processi diversi dai nostri. Possono servire a capire l'ordine di grandezza, non a decidere un investimento. Per decidere servono i tuoi minuti, il tuo costo orario e i tuoi errori.

Un esempio con numeri pubblici: quanto costano 40 ordini al giorno

Mettiamo insieme i pezzi. Un ufficio riceve 40 ordini al giorno, come il distributore del caso visto sopra. Ogni ordine richiede 12 minuti, il valore usato nell'esempio del fornitore nordamericano.

• 40 ordini × 12 minuti = 480 minuti, cioè 8 ore: una persona a tempo pieno.
• Con la paga oraria lorda media di un addetto ordini, 11,57 euro, sono 92,56 euro al giorno. È solo lo stipendio lordo, senza contributi, TFR ed errori.
• Rifai il conto con il tuo costo orario pieno al posto di 11,57 euro. Moltiplica il risultato per i giorni lavorati in un anno: ottieni il costo annuo dell'inserimento degli ordini a mano.

C'è poi un costo che il calcolo non vede. In quelle 8 ore la persona non fa altro. Negli annunci di Bolzano e Rovigo, invece, lo stesso ruolo deve anche preparare offerte, consigliare i clienti e seguire le consegne. Ogni ora passata a copiare righe è un'ora tolta a questo lavoro.

Cosa cambia se un programma legge l'ordine per te?

Il tempo non va a zero, perché resta il controllo. In Xatumia apri Ordini e trascini il file nel riquadro tratteggiato in alto, oppure premi Aggiungi file. Può essere un PDF con testo, un PDF scansionato fino a 40 pagine, un Excel o un CSV, una foto in JPG o PNG oppure un'email salvata come file .eml o .msg. Xatumia legge le righe e propone gli abbinamenti ai tuoi articoli. Tu confronti i dati con il documento originale; per le righe dubbie vedi anche le alternative e il motivo del dubbio. Nessun ordine va al gestionale senza l'approvazione di una persona.

Il lavoro quindi cambia: ricopi meno dati e ti concentri sulla verifica. Quanto tempo resta per ogni ordine dipende dai tuoi documenti, e per questo non ti diamo una percentuale. Le Statistiche di Xatumia mostrano gli ordini del mese e le righe approvate, con gli avvisi su prezzi diversi dal listino e articoli non trovati. Le ore risparmiate sono una stima di 2 minuti per ogni riga letta da un documento e poi approvata; le righe aggiunte a mano non aumentano la stima. Non è un cronometro. Per rifare il calcolo di questa pagina, misura anche il tempo che impieghi a controllare i tuoi ordini.

Fai il conto sui tuoi ordini

Il modo più diretto per fare il conto è provare Xatumia con i tuoi ordini veri. La prova gratuita dura 30 giorni, comprende fino a 100 ordini e non chiede la carta di credito. Di solito la prova si attiva da sola in pochi minuti e ricevi i dati di accesso per email. Se dobbiamo verificare qualche dato della richiesta, ti scriviamo noi. Richiedi la prova gratuita.